Pekerjaan Sekretaris: Tugas & Kemampuan yang Perlu Dimiliki

pekerjaan sekretaris

English for Secretary – Menjadi sekretaris adalah salah satu pekerjaan impian  banyak orang.  Sekretaris  bekerja secara formal,  manajemen waktu yang baik dan juga  memiliki gaji besar. 

Namun pekerjaan sekretaris memiliki  tugas  yang cukup banyak dan juga kemampuan harus mendukung. Berikut adalah  rangkuman tentang pekerjaan sekretaris.

Pekerjaan sekretaris adalah 

Sebelum masuk lebih jauh tentang tugas pekerjaan sekretaris,  kita perlu tahu dulu tentang apa itu sekretaris. 

Jika kita melihat Wikipedia,  sekretaris adalah seseorang yang menjalani pekerjaan administratif  atau tugas yang diberikan secara pribadi dan langsung oleh atasannya. 

Sedangkan menurut M.G. Hartini Hendarto  dan juga F.X. Tulus Haryono (2004)  menuliskan bahwa sekretaris adalah seseorang yang memiliki tugas membantu pimpinan untuk melaksanakan tugas perkantoran. 

Namun pekerjaan sekretaris perusahaan berbeda dengan personal assistant. Notaris perusahaan berfokus pada urusan administrasi perusahaan.  Sedangkan  personal asisten  fokus mengurus tugas  dan membantu kepentingan satu orang yaitu atasannya. 

Baca juga : 3 Alasan Pentingnya Belajar Bahasa Inggris untuk Dunia Kerja 

Tugas sekretaris 

Menjadi seorang sekretaris ada banyak tugas administrasi yang dikerjakan.  Job desk sekretaris adalah sebagai berikut 

1. Mengurusi  urusan surat-menyurat 

Seseorang yang bertugas mengurus surat masuk,  mendokumentasikan,  mengarsipkan,  juga menyampaikan surat tersebut kepada pihak terkait adalah tanggung jawab sekretaris.  Begitu juga dengan surat keluar. 

Di mana pekerjaan sekretaris mengurus pembuatan surat,  penomoran surat  sampai dengan pengiriman surat. 

Untuk melaksanakan hal ini,  sekretaris bisa menggunakan software  atau metode disposisi surat manual. 

2. Mengurus pembuatan surat untuk karyawan 

Ada banyak kebutuhan dokumen yang dibutuhkan karyawan.  Misalnya  surat  perjalanan  dinas,  surat kunjungan,  surat keterangan bekerja, surat pemberitahuan  maupun surat untuk  mitra perusahaan dan lainnya. 

Sekretaris yang bertanggung jawab membuat dan  mengeluarkan surat yang sudah ditandatangani atasan.  Umumnya sekretaris sudah memiliki template surat  sehingga hanya tinggal mengganti beberapa bagiannya saja. 

3. Mengurus email masuk dan keluar di perusahaan

Hampir sama dengan surat,  email masuk dan keluar juga menjadi pekerjaan sekretaris perusahaan. 

Sekretaris bertugas untuk,  mengecek email penting,  menuliskan notes atau memo sampai dengan menyampaikan  isi email kepada atasan terkait. 

Begitu juga dengan email keluar,  di mana  sekretaris bertugas untuk menyampaikan informasi dari atasan untuk dikirimkan kepada pihak terkait.  Komunikasi melalui email ini menjadi salah satu jobdes sekretaris. 

4. Mengatur urusan rapat

Salah satu pekerjaan sekretaris selanjutnya adalah mengurus rapat.  Sekretaris memiliki  tugas untuk mengingatkan atasan tentang jadwal rapat  dan juga  mengurus semua kebutuhan rapat seperti dokumen  dan   materi presentasi. 

Jika rapat ditentukan oleh perusahaan maka sekretaris  yang bertugas mengurus masalah ruangan,  fasilitas  sampai  dengan konsumsinya. 

5. Mengatur perencanaan  perjalanan dinas bisnis

Pemesanan tiket transportasi,  booking penginapan  dan juga menyiapkan dokumen yang dibutuhkan  untuk perjalanan dinas  adalah salah satu pekerjaan sekretaris. 

Sekarang ini tidak sulit untuk mengatur  kebutuhan perjalanan dinas karena sudah ada banyak aplikasi yang membantu   pembelian tiket dan juga booking penginapan. 

6. Membantu urusan dokumentasi

Sekretaris juga memiliki tugas untuk mengurus dokumentasi  yang digunakan sebagai tanda bukti pekerjaan yang sudah dilakukan atau juga tanda bukti lainnya. 

Untuk dokumentasi ini,  sekretaris  hanya perlu  penyimpanan dokumen terkait atau juga mengambil gambar atau video yang dibutuhkan.  Sehingga semua dokumentasi  dan bukti pekerjaan  ada di sekretaris. 

 Jadi itulah pekerjaan sekretaris  perusahaan yang memang cukup banyak dan juga detail.  untuk itu sekretaris dituntut memiliki manajemen waktu yang baik,  manajemen pekerjaan yang baik  dan  juga  skill komunikasi yang baik untuk berkoordinasi dengan banyak orang. 

Mungkin anda tertarik : Memilih Macam-Macam Profesi Sesuai Passion, Minat, dan Bakat 

Kemampuan yang dibutuhkan untuk menjadi sekretaris perusahaan 

Ada beberapa kemampuan utama yang perlu dikuasai sekretaris dan  dengan kemampuan ini  akan membantu sekretaris bekerja  lebih baik. 

1. Manajemen waktu 

Jika kamu ingin memiliki pekerjaan sekretaris maka kemampuan manajemen waktu adalah salah satu kemampuan yang wajib dimiliki.  

Sekretaris dituntut menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu kerja.  Atau  juga meng handle  banyak pekerjaan  dalam waktu yang sama  dan terbatas. 

Untuk itu seorang sekretaris perlu memiliki manajemen waktu dan kedisiplinan agar pekerjaannya berjalan dengan baik. Tanpa manajemen waktu yang baik pekerjaan akan keteteran dan bahkan merugikan perusahaan. 

2. Manajemen tugas 

Dengan waktu yang terbatas seorang sekretaris perlu mengetahui pekerjaan yang diprioritaskan dan juga membuat  list pekerjaan sesuai dengan kebutuhannya. 

Kemampuan manajemen tugas membantu seorang sekretaris pekerja lebih efektif dan strategis.  hasil pekerjaan bisa selesai tepat waktu dan juga  memberikan hasil yang baik. 

 Jika tidak bisa mengatur atau manajemen tugas,  pastinya banyak pekerjaan yang berjalan tidak sesuai dengan deadlinenya. 

3. Komunikasi 

Seorang sekretaris  nantinya akan berkomunikasi dengan banyak pihak mulai dari supir kantor sampai dengan Direktur. 

Untuk itu seorang sekretaris perlu memiliki skill komunikasi yang baik.  Bukan hanya tentang  berbicara melainkan juga cara menempatkan diri dan juga  cara berkomunikasi yang baik dengan orang lain. 

 Dengan komunikasi yang baik akan membuat seorang sekretaris lebih mudah dalam bekerja. 

4. Penggunaan teknologi 

Yang terakhir adalah skill penggunaan teknologi.  semakin berkembangnya zaman,  ada banyak tools  yang memudahkan pekerjaan administrasi perkantoran di mana hal ini sangat cocok digunakan untuk sekretaris. 

Misalnya  layanan Email profesional, software atau web app pengarsipan surat, penyimpanan data secara cloud, software notes,  software pengolah data  dan  software penting lainnya. 

Dengan menguasai software tersebut seorang sekretaris akan dimudahkan dan juga tidak akan ketinggalan zaman.  Sebab seperti yang kita tahu jika bekerja dengan cara yang kuno  pekerjaan   membutuhkan waktu lebih banyak dan juga cara yang kurang efektif. 

  Untuk itu kemampuan adaptif dengan teknologi merupakan salah satu skill sekretaris saat ini. 

5.  Kemampuan bahasa asing 

Kemampuan selanjutnya yang dibutuhkan oleh sekretaris adalah kemampuan bahasa asing seperti bahasa Inggris ataupun Mandarin. 

Perusahaan bisa memberikan pelatihan atau kursus bahasa Inggris untuk sekretaris  untuk meningkatkan skill sekretaris dalam berkomunikasi dalam bahasa Inggris. 

Kemampuan bahasa asing sangat akan membantu sekretaris dalam berbincang  kepada  Mitra perusahaan atau partner bisnis yang menggunakan bahasa asing.  Selain itu sekretaris juga akan terlihat lebih profesional dan memiliki value yang tinggi. 

Membuat skill sekretaris terus berkembang dengan kursus bahasa Inggris untuk sekretaris di Lister 

Jangan sampai sekretaris tidak berkembang dengan pekerjaan yang menonton  dan tidak adanya pengembangan skill. 

Sebagai atasan,  Anda  perlu memberikan pelatihan untuk sekretaris. Salah satu pelatihannya adalah english for secretary. Di mana ini adalah  program pelatihan  yang ditujukan untuk sekretaris untuk memperdalam kemampuan bahasa Inggrisnya.  

Kelas cukup fleksibel dimana peserta dapat membuat jadwal belajar mandiri dan juga memilih tutor sesuai dengan klasifikasinya. Di program ini peserta akan belajar tentang  penguasaan kosakata,  percakapan bahasa Inggris  dalam komunikasi sehari-hari  sampai dengan  menulis bahasa Inggris  untuk sekretaris. 

Lister menyediakan berbagai program English for Company  di mana  program ini dibuat untuk meningkatkan kemampuan bahasa Inggris untuk kebutuhan pekerjaan.  Mulai dari bahasa Inggris untuk presentasi,  bahasa Inggris menulis  sampai dengan bahasa Inggris public speaking

Anda bisa daftar sekarang dengan memanfaatkan potongan harga 10%  untuk pembelian kelas minimal 1 jutaan.  Promo ini bisa didapatkan dengan klaim kode voucher BLOGLISTER10 yang bisa dilakukan melalui pendaftaran WhatsApp Lister sekarang juga! 

Sumber gambar : jcomp di Freepict

Share:

Sekar Arum Kinanti
Sekar Arum Kinanti
Do my best now. Full time learner. Focus on writing and digital marketing.

Social Media

Get The Latest Updates

Subscribe To Our Weekly Newsletter

No spam, notifications only about new products, updates.
Next On

Related Posts

bimbingan beasiswa lpdp

Bimbingan Beasiswa LPDP

Untuk kamu pejuang LPDP, bisa mengikuti bimbingan beasiswa LPDP dari Lister. Kelas ini memberikan strategi persiapan LPDP dengan mentor berpengalaman.

"Langkah Terakhir untuk Klaim Kode Promo 35% dari Lister"

Isikan data diri kamu di sini.