English for Secretary – Menjadi sekretaris adalah salah satu pekerjaan impian banyak orang. Sekretaris bekerja secara formal, manajemen waktu yang baik dan juga memiliki gaji besar.
Namun pekerjaan sekretaris memiliki tugas yang cukup banyak dan juga kemampuan harus mendukung. Berikut adalah rangkuman tentang pekerjaan sekretaris.
Pekerjaan sekretaris adalah
Sebelum masuk lebih jauh tentang tugas pekerjaan sekretaris, kita perlu tahu dulu tentang apa itu sekretaris.
Jika kita melihat Wikipedia, sekretaris adalah seseorang yang menjalani pekerjaan administratif atau tugas yang diberikan secara pribadi dan langsung oleh atasannya.
Sedangkan menurut M.G. Hartini Hendarto dan juga F.X. Tulus Haryono (2004) menuliskan bahwa sekretaris adalah seseorang yang memiliki tugas membantu pimpinan untuk melaksanakan tugas perkantoran.
Namun pekerjaan sekretaris perusahaan berbeda dengan personal assistant. Notaris perusahaan berfokus pada urusan administrasi perusahaan. Sedangkan personal asisten fokus mengurus tugas dan membantu kepentingan satu orang yaitu atasannya.
Baca juga : 3 Alasan Pentingnya Belajar Bahasa Inggris untuk Dunia Kerja
Tugas sekretaris
Menjadi seorang sekretaris ada banyak tugas administrasi yang dikerjakan. Job desk sekretaris adalah sebagai berikut
1. Mengurusi urusan surat-menyurat
Seseorang yang bertugas mengurus surat masuk, mendokumentasikan, mengarsipkan, juga menyampaikan surat tersebut kepada pihak terkait adalah tanggung jawab sekretaris. Begitu juga dengan surat keluar.
Di mana pekerjaan sekretaris mengurus pembuatan surat, penomoran surat sampai dengan pengiriman surat.
Untuk melaksanakan hal ini, sekretaris bisa menggunakan software atau metode disposisi surat manual.
2. Mengurus pembuatan surat untuk karyawan
Ada banyak kebutuhan dokumen yang dibutuhkan karyawan. Misalnya surat perjalanan dinas, surat kunjungan, surat keterangan bekerja, surat pemberitahuan maupun surat untuk mitra perusahaan dan lainnya.
Sekretaris yang bertanggung jawab membuat dan mengeluarkan surat yang sudah ditandatangani atasan. Umumnya sekretaris sudah memiliki template surat sehingga hanya tinggal mengganti beberapa bagiannya saja.
3. Mengurus email masuk dan keluar di perusahaan
Hampir sama dengan surat, email masuk dan keluar juga menjadi pekerjaan sekretaris perusahaan.
Sekretaris bertugas untuk, mengecek email penting, menuliskan notes atau memo sampai dengan menyampaikan isi email kepada atasan terkait.
Begitu juga dengan email keluar, di mana sekretaris bertugas untuk menyampaikan informasi dari atasan untuk dikirimkan kepada pihak terkait. Komunikasi melalui email ini menjadi salah satu jobdes sekretaris.
4. Mengatur urusan rapat
Salah satu pekerjaan sekretaris selanjutnya adalah mengurus rapat. Sekretaris memiliki tugas untuk mengingatkan atasan tentang jadwal rapat dan juga mengurus semua kebutuhan rapat seperti dokumen dan materi presentasi.
Jika rapat ditentukan oleh perusahaan maka sekretaris yang bertugas mengurus masalah ruangan, fasilitas sampai dengan konsumsinya.
5. Mengatur perencanaan perjalanan dinas bisnis
Pemesanan tiket transportasi, booking penginapan dan juga menyiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk perjalanan dinas adalah salah satu pekerjaan sekretaris.
Sekarang ini tidak sulit untuk mengatur kebutuhan perjalanan dinas karena sudah ada banyak aplikasi yang membantu pembelian tiket dan juga booking penginapan.
6. Membantu urusan dokumentasi
Sekretaris juga memiliki tugas untuk mengurus dokumentasi yang digunakan sebagai tanda bukti pekerjaan yang sudah dilakukan atau juga tanda bukti lainnya.
Untuk dokumentasi ini, sekretaris hanya perlu penyimpanan dokumen terkait atau juga mengambil gambar atau video yang dibutuhkan. Sehingga semua dokumentasi dan bukti pekerjaan ada di sekretaris.
Jadi itulah pekerjaan sekretaris perusahaan yang memang cukup banyak dan juga detail. untuk itu sekretaris dituntut memiliki manajemen waktu yang baik, manajemen pekerjaan yang baik dan juga skill komunikasi yang baik untuk berkoordinasi dengan banyak orang.
Mungkin anda tertarik : Memilih Macam-Macam Profesi Sesuai Passion, Minat, dan Bakat
Kemampuan yang dibutuhkan untuk menjadi sekretaris perusahaan
Ada beberapa kemampuan utama yang perlu dikuasai sekretaris dan dengan kemampuan ini akan membantu sekretaris bekerja lebih baik.
1. Manajemen waktu
Jika kamu ingin memiliki pekerjaan sekretaris maka kemampuan manajemen waktu adalah salah satu kemampuan yang wajib dimiliki.
Sekretaris dituntut menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu kerja. Atau juga meng handle banyak pekerjaan dalam waktu yang sama dan terbatas.
Untuk itu seorang sekretaris perlu memiliki manajemen waktu dan kedisiplinan agar pekerjaannya berjalan dengan baik. Tanpa manajemen waktu yang baik pekerjaan akan keteteran dan bahkan merugikan perusahaan.
2. Manajemen tugas
Dengan waktu yang terbatas seorang sekretaris perlu mengetahui pekerjaan yang diprioritaskan dan juga membuat list pekerjaan sesuai dengan kebutuhannya.
Kemampuan manajemen tugas membantu seorang sekretaris pekerja lebih efektif dan strategis. hasil pekerjaan bisa selesai tepat waktu dan juga memberikan hasil yang baik.
Jika tidak bisa mengatur atau manajemen tugas, pastinya banyak pekerjaan yang berjalan tidak sesuai dengan deadlinenya.
3. Komunikasi
Seorang sekretaris nantinya akan berkomunikasi dengan banyak pihak mulai dari supir kantor sampai dengan Direktur.
Untuk itu seorang sekretaris perlu memiliki skill komunikasi yang baik. Bukan hanya tentang berbicara melainkan juga cara menempatkan diri dan juga cara berkomunikasi yang baik dengan orang lain.
Dengan komunikasi yang baik akan membuat seorang sekretaris lebih mudah dalam bekerja.
4. Penggunaan teknologi
Yang terakhir adalah skill penggunaan teknologi. semakin berkembangnya zaman, ada banyak tools yang memudahkan pekerjaan administrasi perkantoran di mana hal ini sangat cocok digunakan untuk sekretaris.
Misalnya layanan Email profesional, software atau web app pengarsipan surat, penyimpanan data secara cloud, software notes, software pengolah data dan software penting lainnya.
Dengan menguasai software tersebut seorang sekretaris akan dimudahkan dan juga tidak akan ketinggalan zaman. Sebab seperti yang kita tahu jika bekerja dengan cara yang kuno pekerjaan membutuhkan waktu lebih banyak dan juga cara yang kurang efektif.
Untuk itu kemampuan adaptif dengan teknologi merupakan salah satu skill sekretaris saat ini.
5. Kemampuan bahasa asing
Kemampuan selanjutnya yang dibutuhkan oleh sekretaris adalah kemampuan bahasa asing seperti bahasa Inggris ataupun Mandarin.
Perusahaan bisa memberikan pelatihan atau kursus bahasa Inggris untuk sekretaris untuk meningkatkan skill sekretaris dalam berkomunikasi dalam bahasa Inggris.
Kemampuan bahasa asing sangat akan membantu sekretaris dalam berbincang kepada Mitra perusahaan atau partner bisnis yang menggunakan bahasa asing. Selain itu sekretaris juga akan terlihat lebih profesional dan memiliki value yang tinggi.
Membuat skill sekretaris terus berkembang dengan kursus bahasa Inggris untuk sekretaris di Lister
Jangan sampai sekretaris tidak berkembang dengan pekerjaan yang menonton dan tidak adanya pengembangan skill.
Sebagai atasan, Anda perlu memberikan pelatihan untuk sekretaris. Salah satu pelatihannya adalah english for secretary. Di mana ini adalah program pelatihan yang ditujukan untuk sekretaris untuk memperdalam kemampuan bahasa Inggrisnya.
Kelas cukup fleksibel dimana peserta dapat membuat jadwal belajar mandiri dan juga memilih tutor sesuai dengan klasifikasinya. Di program ini peserta akan belajar tentang penguasaan kosakata, percakapan bahasa Inggris dalam komunikasi sehari-hari sampai dengan menulis bahasa Inggris untuk sekretaris.
Lister menyediakan berbagai program English for Company di mana program ini dibuat untuk meningkatkan kemampuan bahasa Inggris untuk kebutuhan pekerjaan. Mulai dari bahasa Inggris untuk presentasi, bahasa Inggris menulis sampai dengan bahasa Inggris public speaking.
Anda bisa daftar sekarang dengan memanfaatkan potongan harga 10% untuk pembelian kelas minimal 1 jutaan. Promo ini bisa didapatkan dengan klaim kode voucher BLOGLISTER10 yang bisa dilakukan melalui pendaftaran WhatsApp Lister sekarang juga!
Sumber gambar : jcomp di Freepict
