Giving instructions berarti memberi arahan agar orang lain dapat melakukan tindakan yang dimaksud. Di tempat kerja, instruksi yang jelas perlu menjawab empat hal: hasil yang diharapkan, langkah yang dilakukan, batas waktu, dan cara meminta klarifikasi. Kata “please” membantu kesopanan, tetapi tidak menggantikan rincian yang hilang.
Dari instruksi kabur ke instruksi yang bisa dikerjakan
Kurang jelas: “Please fix the file soon.”
Lebih jelas: “Please update the delivery dates in column D and save the file in the shared folder by 3 p.m. today. Let me know if any dates are still unconfirmed.”
Contoh kedua menyebut bagian file, hasil akhir, lokasi penyimpanan, tenggat, dan kondisi yang perlu dilaporkan. Untuk tim lintas zona waktu, tambahkan zona waktu atau gunakan tanggal dan waktu yang disepakati.
Ungkapan berdasarkan fungsi
| Fungsi | Contoh |
|---|---|
| Memulai | First, open the latest version of the file. |
| Melanjutkan | Next, check the customer details. |
| Memberi batasan | Please leave unconfirmed dates blank. |
| Menjelaskan kondisi | If an item is missing, add a note in column F. |
| Meminta konfirmasi | Could you confirm which version you will use? |
Contoh email instruksi kerja
Subject: Update the delivery tracker by 3 p.m.
Hi Nia,
Please update today’s delivery tracker using the carrier’s latest report.1. Check the shipment numbers against our order list.
2. Add confirmed delivery dates in column D.
3. Mark any unresolved discrepancies in column F.Please save the updated file in the Operations folder by 3 p.m. WIB today. If the report is incomplete, let me know before 2 p.m. so we can adjust the plan.
Thank you,
Dimas
Semua nama dan situasi di sini merupakan ilustrasi. Perhatikan bahwa email tidak menjanjikan data akan lengkap; ada tindakan khusus jika informasi belum tersedia.
Contoh instruksi lisan dan klarifikasi
Leader: “Please check the labels before you record the boxes.”
Colleague: “Should I record damaged labels separately?”
Leader: “Yes. Put them on the exception list and send me a photo.”
Colleague: “Understood. I’ll check the labels first and record any exceptions separately.”
Mengulang inti instruksi membantu mengungkap salah paham. Pertanyaan spesifik seperti “Which file should I use?” biasanya lebih berguna daripada hanya mengatakan “I don’t understand”.
Kesalahan yang sering membuat instruksi gagal
- Terlalu banyak tindakan dalam satu kalimat: pecah menjadi langkah bernomor.
- Tenggat samar: ganti “soon” dengan waktu yang benar-benar telah disepakati.
- Kata ganti tanpa rujukan jelas: sebut nama file atau pekerjaan.
- Tidak menyebut kondisi pengecualian: jelaskan siapa yang dihubungi ketika data kurang.
Latihan lima menit
Ambil satu tugas ringan, misalnya mengirim ringkasan rapat. Tulis instruksi dalam empat baris: hasil, langkah, tenggat, dan klarifikasi. Minta pasangan menjelaskan kembali dengan kata-katanya sendiri. Jika hasil yang ia pahami berbeda, revisi instruksinya.
Untuk prosedur keselamatan, keuangan, atau operasional khusus, gunakan SOP organisasi sebagai acuan. Latihan bahasa ini membantu penyampaian instruksi; isi prosedur tetap perlu disetujui penanggung jawab yang berwenang.
