Inquiry response email adalah balasan terhadap permintaan informasi, misalnya tentang harga, ketersediaan layanan, atau rincian kerja sama. Balasan yang efektif menjawab pertanyaan pengirim, menyebut informasi yang masih diperlukan, dan menjelaskan langkah berikutnya. Kamu tidak perlu memakai kalimat rumit agar terdengar profesional.
Struktur balasan yang mudah diikuti
Gunakan urutan sapaan, pengakuan atas permintaan, jawaban inti, langkah berikutnya, lalu penutup. Jika ada beberapa pertanyaan, jawab dalam urutan yang sama dengan email masuk. Materi English for emails dari British Council dapat menjadi latihan tambahan untuk unsur komunikasi email.
Tiga contoh di bawah bersifat fiktif. Harga, nama, waktu, dan layanan dalam contoh bukan penawaran Lister. Saat memakai kerangka ini, sesuaikan informasi dengan kebijakan dan kewenanganmu.
1. Membalas permintaan informasi harga
Subject: Re: Request for a workshop quotation
Dear Ms Tan,
Thank you for your enquiry about a writing workshop for your team. To prepare a suitable quotation, could you confirm the number of participants, the preferred dates, and the main writing tasks they handle?Once we receive these details, we can outline the proposed scope and fees. Please also let us know whether you would prefer online or on-site delivery.
Best regards,
Maya
Balasan ini tidak membuat harga sebelum cakupan diketahui. Pertanyaannya spesifik sehingga penerima tahu apa yang perlu dikirim. Jika harga memang sudah tersedia, cantumkan beserta cakupan, masa berlaku penawaran, dan kondisi yang relevan.
2. Membalas pertanyaan ketersediaan
Subject: Re: Meeting availability
Dear Daniel,
Thank you for getting in touch. I am available on Tuesday from 10:00 to 10:30 a.m. Jakarta time or on Wednesday from 2:00 to 2:30 p.m. Jakarta time.Please let me know which option works for you. I will send a meeting invitation after we confirm the time.
Kind regards,
Rina
Untuk penggunaan nyata, tambahkan tanggal kalender agar “Tuesday” tidak ambigu. Zona waktu juga penting ketika penerima berada di negara lain. Jangan menulis bahwa undangan sudah dikirim jika kamu belum melakukannya.
3. Meminta klarifikasi sebelum menjawab
Subject: Re: Information about your training request
Dear Alex,
Thank you for your message. Could you clarify whether the training is intended for new employees or for the current customer support team?The learning priorities may differ between these groups. If you can share one or two examples of the tasks they need to perform, we can respond more accurately.
Best regards,
Dewi
Kalimat klarifikasi menjelaskan alasan informasi dibutuhkan. Ini lebih membantu daripada hanya menulis “Please provide more details,” yang membuat penerima harus menebak detail apa yang kurang.
Frasa yang perlu diperiksa
| Kurang jelas | Lebih spesifik |
|---|---|
| We will reply soon. | I will confirm the available dates by Thursday, jika tenggat itu benar-benar dapat dipenuhi. |
| Please check it. | Please review the participant list in the attached file. |
| What do you mean? | Could you clarify which service you are referring to? |
Checklist sebelum dikirim
Pastikan semua pertanyaan sudah dijawab, lampiran benar-benar terpasang, dan nama penerima tepat. Hindari janji jadwal atau biaya yang belum disetujui. Bacalah email dari sudut penerima: setelah membaca balasanmu, apakah ia tahu tindakan berikutnya? Jika belum, tambahkan satu permintaan yang jelas.
Bacaan lanjutan
- Contoh Email Kerja Bahasa Inggris dan Cara Menulisnya
- 5 Contoh Follow-Up Email Bahasa Inggris yang Sopan
Rujukan diperiksa: 28 Oktober 2026.
