Email kerja bahasa Inggris yang efektif membuat penerima memahami konteks, tindakan yang diminta, dan batas waktunya. Kalimat yang terdengar formal belum tentu jelas jika tujuan pesannya tersembunyi di beberapa paragraf pembuka.
Mulailah dari pertanyaan sederhana: setelah membaca email ini, apa yang perlu dilakukan penerima? Jawaban itu membantu menentukan subject, isi, dan penutup. Sesuaikan tingkat formalitas dengan hubungan kerja dan kebiasaan organisasi.
Struktur email yang mudah ditindaklanjuti
Gunakan subject yang menjelaskan topik atau tindakan. Setelah sapaan, sampaikan tujuan utama, tambahkan konteks yang dibutuhkan, lalu jelaskan langkah berikutnya. Tutup dengan ucapan terima kasih dan identitas pengirim yang sesuai.
British Council menyediakan latihan English for emails tentang pengorganisasian, pembuka, penutup, dan pemeriksaan tulisan. Contoh di bawah dibuat khusus sebagai ilustrasi; sesuaikan nama, tenggat, dan komitmen dengan situasimu.
Contoh email meminta persetujuan
Subject: Approval requested for the revised project timeline
Hi Maya,
Could you review the revised project timeline attached to this email? We have moved the testing stage to allow time for the additional checks discussed in yesterday's meeting.
Please let me know by Thursday, 3 p.m. Jakarta time, whether we can proceed with this version. If you would like any changes, I can update the document before it is shared with the team.
Thank you,
Rani
Email ini menyebut dokumen, alasan perubahan, tindakan yang diminta, dan tenggat. Sebelum mengirim, pastikan lampirannya benar-benar ada. Jangan mempertahankan kalimat “attached” jika dokumen dikirim sebagai tautan atau belum disertakan.
Contoh email follow-up yang sopan
Subject: Follow-up on the proposal review
Hi Alex,
I'm following up on the proposal I sent on Monday. Have you had a chance to review the implementation section?
Your feedback will help us prepare for the discussion on Friday. If you need more time, please let me know when a response would be convenient.
Best regards,
Dina
Follow-up ini mengingatkan konteks dan menjelaskan kegunaan respons. Hindari menulis “urgent” tanpa menjelaskan dampak atau tenggat yang sebenarnya. Jika sudah ada kesepakatan tanggal, sebutkan secara faktual.
Contoh email merangkum hasil meeting
Subject: Next steps from our supplier meeting
Hi team,
Thank you for today's discussion. We agreed to request a revised delivery estimate before confirming the order.
I will contact the supplier, and Bima will review the updated cost breakdown. Please flag any corrections to this summary before we share it externally.
Best,
Nadia
Saat merangkum meeting, bedakan keputusan yang sudah disepakati dari usulan. Jangan menetapkan tanggung jawab seseorang jika belum dibicarakan. Kejelasan bahasa harus berjalan bersama ketepatan informasi.
Checklist sebelum menekan send
- Apakah subject cocok dengan isi dan tindakan yang diminta?
- Apakah tenggat menyebut tanggal atau zona waktu jika diperlukan?
- Apakah lampiran, tautan, nama, dan penerima sudah benar?
- Apakah pembaca dapat menemukan tindakan utama tanpa membaca berulang kali?
- Apakah nada email sesuai hubungan profesional dan situasinya?
Untuk latihan yang berkaitan dengan email, meeting, dan komunikasi kerja sehari-hari, pelajari Business English Lister. Gunakan contoh pesan yang sudah dianonimkan agar latihan relevan tanpa membagikan informasi rahasia perusahaan.
