Cara Membalas Email Panggilan Interview perlu dilakukan dengan sopan dan profesional agar memberi kesan positif kepada perusahaan.
Balasan yang tepat akan menunjukkan keseriusan serta kesiapanmu dalam mengikuti proses seleksi. Dengan etika komunikasi yang baik, peluangmu untuk melangkah ke tahap berikutnya akan semakin besar.
Lister akan memberikan informasi cara membalas undangan interview via email untuk kamu, berikut informasinya.
Persiapan Job Interview Bahasa Inggris, Ikuti Kursus Job Interview bersama Lister! |
Cara Membalas Email Panggilan Interview yang Baik
Berikut tips-tips dan tata cara menjawab panggilan interview HRD via email yang baik dan benar. Sehingga kamu memiliki kesan sopan dan baik di mata HRD.
Cara Membalas Email Panggilan Interview dengan Baik
Berikut adalah tips dan tata krama yang bisa diterapkan agar balasan email terlihat profesional:
1. Balas Sesegera Mungkin
Usahakan membalas email dalam waktu 24 jam setelah menerimanya. Hal ini menunjukkan keseriusan, antusiasme, dan rasa hormat terhadap perusahaan. Membalas terlalu lama bisa memberikan kesan kurang serius atau tidak tertarik.
2. Gunakan Bahasa Sopan dan Formal
Hindari penggunaan singkatan atau bahasa gaul. Gunakan kalimat yang jelas, ringkas, dan sesuai kaidah bahasa Indonesia yang baik. Bahasa yang profesional mencerminkan kepribadian dan kesiapan kamu untuk bekerja di lingkungan yang resmi.
3. Ucapkan Terima Kasih
Selalu awali email dengan ucapan terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan. Ucapan ini menunjukkan sikap apresiatif dan membangun kesan positif terhadap HRD.
Baca juga: 3 Cara Jawab Future Plan di Job Interview dan Contohnya
4. Konfirmasi Jadwal
Jika jadwal sesuai, nyatakan kesediaan untuk hadir dengan jelas. Jika tidak memungkinkan, mintalah alternatif waktu dengan sopan sambil menegaskan komitmen kamu untuk tetap mengikuti proses seleksi. Hal ini menunjukkan fleksibilitas tanpa mengurangi rasa hormat.
5. Sertakan Identitas Diri
Tuliskan nama lengkap, posisi yang dilamar, serta kontak yang bisa dihubungi agar HRD mudah mengenali kamu. Identitas yang jelas juga membantu menghindari kebingungan jika ada banyak kandidat.
6. Gunakan Subjek Email yang Jelas
Contoh: Konfirmasi Interview – [Nama Lengkap] – [Posisi]. Subjek yang tepat memudahkan HRD dalam mengarsipkan dan menemukan email kamu dengan cepat.
7. Tutup dengan Salam Hormat
Akhiri email dengan penutup yang sopan dan tanda tangan berupa nama lengkap serta nomor telepon. Penutup yang baik menegaskan profesionalitas dan memudahkan HRD untuk menghubungi kamu kembali bila diperlukan.
8. Pastikan kamu mengecek kembali email yang akan dikirimkan
Sebelum menekan tombol kirim, bacalah kembali email yang sudah kamu tulis untuk memastikan tidak ada kesalahan pengetikan, penggunaan kata yang kurang tepat, atau informasi yang keliru.
Periksa kembali detail seperti nama perusahaan, nama HRD, tanggal interview, serta format penulisan agar tetap terlihat profesional.
Mengecek ulang email juga membantu memastikan isi pesan tetap jelas, sopan, dan sesuai tujuan, sehingga memberikan kesan positif kepada pihak HRD.
Bagaimana Jika Ingin Reschedule Tawaran Interview?
Dalam urusan interview kandidat, masalah reschedule adalah hal yang lumrah atau bukan hal yang aneh lagi. Tapi bagaimana sih cara membalas undangan interview jika ingin menjadwalkannya ulang?
1. Sampaikan permintaan dengan sopan
Jelaskan bahwa kamu menghargai kesempatan yang diberikan dan tunjukkan sikap profesional. Gunakan kalimat yang tenang dan ramah, misalnya dengan mengawali email dengan ucapan terima kasih. Hal ini akan menunjukkan bahwa meskipun kamu tidak bisa hadir sesuai jadwal, kamu tetap serius terhadap proses seleksi.
2. Berikan alasan singkat dan jelas
Alasan sebaiknya disampaikan secara ringkas namun tetap jelas, seperti adanya jadwal pekerjaan yang tidak bisa ditinggalkan, urusan keluarga penting, atau kondisi kesehatan yang mengharuskan istirahat.
Hindari memberikan alasan yang berbelit-belit karena justru bisa menimbulkan kesan tidak profesional.
Untuk kamu: Job Interview adalah: Pengertian, Jenis, dan Pertanyaan
3. Tawarkan alternatif waktu
Sebutkan beberapa opsi hari atau jam lain yang memungkinkan kamu untuk hadir. Dengan memberikan pilihan, HRD akan lebih mudah menyesuaikan jadwal ulang.
Jangan lupa untuk menuliskan opsi yang realistis agar tidak terkesan memaksakan.
4. Tetap tunjukkan antusiasme
Tegaskan kembali bahwa kamu tetap sangat tertarik dengan posisi yang dilamar. Ungkapkan bahwa kamu menghargai kesempatan ini dan menantikan kesempatan bertemu pada jadwal baru.
Hal ini penting agar perusahaan tidak meragukan minatmu untuk bergabung.
Cara Membalas Email Interview Jika Ingin Menolak
Nah bagaimana sih cara membalas interview jika ingin menolak penawarannya? pastikan kamu memiliki langkah yang benar.
Cek sebagai berikut ini:
1. Ucapkan terima kasih
Awali balasan dengan ucapan terima kasih sebagai bentuk apresiasi atas kesempatan yang telah diberikan. Hal ini menunjukkan sikap profesional dan sopan santun kamu.
2. Sampaikan penolakan dengan sopan
Gunakan kalimat yang jelas namun tetap menghargai. Hindari nada menyinggung atau menutup kemungkinan untuk bekerja sama di masa depan.
3. Tidak perlu detail alasan pribadi
Kamu tidak wajib menjelaskan alasan secara rinci. Cukup singkat, misalnya sudah menerima tawaran lain, sedang mempertimbangkan prioritas berbeda, atau alasan pribadi lain yang tidak perlu dipaparkan detail.
4. Tetap jaga hubungan baik
Tegaskan bahwa kamu tetap menghargai perusahaan dan berharap bisa berinteraksi kembali di masa mendatang. Sikap ini akan meninggalkan kesan positif dan membuka peluang untuk kesempatan lain.
Populer: Contoh Interview Bahasa Inggris untuk Kerja dan Jawabannya, Siapkan Diri!
Contoh Konfirmasi Kehadiran Interview
1. Contoh cara membalas email panggilan interview
| Subject: Konfirmasi Interview – Budi Santoso – Marketing Staff Dear [Nama HRD], Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk mengikuti interview di [Nama Perusahaan]. Dengan ini saya mengonfirmasi bahwa saya dapat hadir sesuai jadwal yang telah ditentukan, yaitu pada [hari, tanggal, pukul]. Sekali lagi terima kasih, dan saya menantikan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut. Hormat saya, Budi Santoso 0809-8763-9837 |
| Subject: Konfirmasi Kehadiran Interview – Sinta Dewi – Graphic Designer Dear [Nama HRD], Terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk mengikuti interview di [Nama Perusahaan]. Saya dengan senang hati mengonfirmasi bahwa saya dapat hadir pada jadwal yang telah ditentukan, yaitu [hari, tanggal, pukul]. Saya menantikan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai kontribusi yang bisa saya berikan bagi [Nama Perusahaan]. Hormat saya, Sinta Dewi 085xxxxxxxx |
Menarik: 10 Pertanyaan Interview Kerja Bahasa Inggris dan Jawabannya
| Subject: Konfirmasi Kehadiran Interview – Sinta Dewi – Graphic Designer Dear [Nama HRD], Terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk mengikuti interview di [Nama Perusahaan]. Saya dengan senang hati mengonfirmasi bahwa saya dapat hadir pada jadwal yang telah ditentukan, yaitu [hari, tanggal, pukul]. Saya menantikan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai kontribusi yang bisa saya berikan bagi [Nama Perusahaan]. Hormat saya, Sinta Dewi 086-84972-433 |
| Subject: Konfirmasi Interview Online – Laila Maharani – Customer Support Dear [Nama HRD], Terima kasih atas undangan interview yang diberikan. Saya mengonfirmasi kehadiran saya untuk interview online pada [hari, tanggal, pukul] melalui [platform yang ditentukan, misalnya Zoom/Google Meet]. Mohon dibagikan tautan atau meeting ID agar saya bisa bergabung tepat waktu. Sekali lagi terima kasih atas kesempatan ini. Hormat saya, Laila Maharani 0843-9834-8973 |
2. Contoh cara membalas email panggilan interview reschedule
| Subject: Permohonan Reschedule Interview – Rina Setiawati – Customer Service Dear [Nama HRD], Terima kasih banyak atas kesempatan interview yang diberikan kepada saya. Mohon maaf sebelumnya, saya tidak dapat hadir pada jadwal yang telah ditentukan, yaitu [hari, tanggal]. Apakah memungkinkan untuk dijadwalkan ulang pada [opsi tanggal/jam lain]? Saya sangat menghargai kesempatan ini dan tetap antusias untuk dapat berdiskusi lebih lanjut dengan tim [Nama Perusahaan]. Hormat saya, Rina Setiawati 0983-93439-4343 |
3. Contoh cara membalas email panggilan interview (Menolak tawaran)
| Subject: Penolakan Interview – Andi Pratama – Marketing Staff Dear [Nama HRD], Terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan kepada saya di [Nama Perusahaan]. Setelah mempertimbangkan dengan matang, saya memutuskan untuk tidak melanjutkan proses seleksi ini. Saya sangat menghargai waktu dan perhatian yang sudah diberikan. Semoga [Nama Perusahaan] semakin sukses, dan semoga kita dapat bekerja sama di kesempatan lain. Hormat saya, Andi Pratama 0868-7675-8765 |
Populer: Rahasia Menjawab Strength and Weaknesses di Interview, Mudah!
Persiapan Job Interview Bahasa Inggris, Ikuti Kursusnya bersama Lister!
Ingin kesempatan interview kerja yang bersinar? Saatnya upgrade ilmu lewat Kursus English Job Interview di Lister!
Kamu dapat memilih jumlah kelas sendiri, bahkan tutor dan kelas pengganti. Selain itu, materi disesuaikan dengan kebutuhan belajarmu dan juga silabus yang tepat.
Ikuti Instagram Lister, untuk mengetahui promo terbaru dan informasi menarik lainnya.
Lister juga menyediakan program bahasa asing khusus korporasi dan instansi dengan berbagai penawaran kelas dan biaya sesuai pengajaran dan fasilitas yang diberikan. Kelas English for Company bisa menjadi salah satu pilihannya.
Gunakan kode promo BLOGLISTER10 untuk mendapatkan diskon 10 persen, minimal pembelian kelas seharga satu jutaan (maksimal diskon Rp500 ribu). Hubungi WhatsApp untuk pendaftaran sekarang!
Foto utama oleh Yanalya di Freepik.
