Menerima undangan interview kerja melalui WhatsApp sudah menjadi hal yang umum di era sekarang. Namun, cara membalas pesan tersebut perlu diperhatikan agar tetap sopan dan profesional.
Dengan strategi yang tepat, kamu bisa memberikan konfirmasi, mengajukan reschedule, atau menolak dengan elegan.
Job Interview Bahasa Inggris Lebih Lancar dengan Ikut Kelas English Job Interview Lister! |
Cara Membalas Undangan Interview Via Whatsapp: Konfirmasi Kehadiran
Supaya tetap terlihat profesional, cara kita membalas pesannya perlu diperhatikan. Nah, kalau kamu ingin mengonfirmasi kehadiran, cukup gunakan balasan yang singkat, sopan, dan jelas.
1. Baca Pesan dengan Teliti
Sebelum membalas undangan interview, pastikan kamu membaca pesan dengan seksama. Perhatikan detail penting seperti tanggal, waktu, lokasi, atau platform interview (jika online).
Dengan begitu, kamu bisa memastikan tidak ada informasi yang terlewat sehingga balasanmu tepat dan tidak menimbulkan kebingungan.
2. Ucapkan Salam Pembuka
Awali balasan dengan salam yang sopan, misalnya “Selamat pagi” atau “Selamat siang”.
Hal ini menunjukkan tata krama dan sikap profesional sejak awal percakapan, meskipun melalui WhatsApp.
3. Sampaikan Terima Kasih
Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan.
Ungkapan sederhana seperti “Terima kasih atas undangan interview yang telah Bapak/Ibu berikan” sudah cukup untuk menunjukkan apresiasimu.
4. Nyatakan Konfirmasi Kehadiran
Sampaikan dengan jelas bahwa kamu akan hadir sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
Hindari jawaban yang menggantung atau ambigu, misalnya hanya menjawab “Oke” atau “Siap”.
Gunakan kalimat lengkap yang menunjukkan kepastian, contohnya: “Dengan ini saya mengonfirmasi kehadiran pada tanggal dan waktu yang telah dijadwalkan.”
5. Gunakan Bahasa Profesional
Meskipun komunikasi dilakukan lewat WhatsApp, tetap gunakan bahasa yang formal dan profesional.
Hindari singkatan berlebihan, emoji yang tidak perlu, atau gaya bahasa yang terlalu santai agar kesanmu tetap positif di mata recruiter.
6. Tambahkan Penutup Sopan
Akhiri pesan dengan kalimat penutup yang sopan, seperti “Sampai jumpa pada (waktu yang ditentukan)” atau “Saya menantikan kesempatan untuk bertemu dan berdiskusi lebih lanjut”.
Hal ini memberikan kesan baik sekaligus mempertegas kesiapanmu.
Contoh Konfirmasi kehadiran interview via Whatsapp
Dari Kandidat:
“Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama HRD]. Terima kasih atas undangan interview yang diberikan. Dengan ini saya mengonfirmasi akan hadir pada interview di hari Senin, 30 September 2025 pukul 10.00 WIB di kantor [Nama Perusahaan]. Sampai jumpa.”
Baca juga: Cara Membalas Email Panggilan Interview yang Baik
Cara Membalas Undangan Interview Via Whatsapp: Ajukan Rescedule
Jika kamu tidak bisa hadir sesuai jadwal yang diberikan, ajukan reschedule dengan sopan dan jelas. Berikut langkah-langkahnya.
Pertama Pastikan kamu membaca dengan cermat isi pesan undangan. Perhatikan tanggal, waktu, tempat, dan detail lainnya seperti siapa pewawancara atau platform yang akan digunakan bila interview online.
Dengan begitu, kamu bisa memahami jadwal yang diberikan dan menentukan alasan reschedule dengan lebih tepat tanpa menimbulkan kebingungan.
1. Ucapkan Salam dan Terima Kasih
Awali balasan dengan salam sopan seperti “Selamat pagi” atau “Selamat siang”. Setelah itu, ucapkan terima kasih karena sudah diberi kesempatan untuk interview. Hal ini penting untuk menunjukkan rasa hormat dan apresiasi terhadap recruiter meskipun kamu harus mengajukan perubahan jadwal.
2. Sampaikan Alasan Singkat
Jelaskan alasan ketidakhadiran secara singkat, jelas, dan tetap profesional. Kamu bisa menyebutkan adanya urusan keluarga, pekerjaan mendadak, atau jadwal lain yang sudah ditentukan sebelumnya. Hindari alasan yang bertele-tele, cukup seperlunya saja agar recruiter mudah memahaminya.
3. Ajukan Alternatif Waktu
Setelah menyampaikan alasan, sertakan usulan waktu lain yang memungkinkan. Misalnya menyebutkan satu atau dua pilihan hari dan jam alternatif. Tunjukkan fleksibilitas kamu agar recruiter merasa terbantu dan lebih mudah menyesuaikan dengan agenda mereka.
4. Gunakan Bahasa Profesional
Gunakan bahasa formal dan sopan meskipun komunikasi dilakukan lewat WhatsApp. Hindari singkatan berlebihan, emotikon yang tidak relevan, atau gaya bahasa yang terlalu santai. Dengan begitu, kamu tetap terkesan serius dan profesional.
5. Tutup dengan Apresiasi
Akhiri pesan dengan ucapan terima kasih atas pengertian pihak recruiter. Tambahkan harapan agar interview bisa dijadwalkan ulang sesuai waktu yang lebih tepat. Penutup yang sopan akan memberi kesan positif meski kamu meminta perubahan jadwal.
Untuk kamu: Contoh Interview Bahasa Inggris untuk Kerja dan Jawabannya, Siapkan Diri!
Contoh reschedule interview lewat Whatsapp
Dari Kandidat:
“Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama HRD]. Terima kasih atas undangan interview yang diberikan. Mohon maaf, pada hari/tanggal yang ditentukan saya berhalangan hadir karena [sebutkan alasan singkat]. Jika memungkinkan, saya ingin mengajukan reschedule interview pada [sebutkan hari/tanggal alternatif]. Terima kasih atas pengertian dan kesempatannya.”
Cara Membalas Undangan Interview Via Whatsapp: Menolak Undangan
Kadang ada situasi di mana kamu harus menolak undangan interview, misalnya karena sudah menerima tawaran di tempat lain atau posisi yang ditawarkan kurang sesuai.
Penting untuk tetap menjaga profesionalitas agar hubungan baik dengan perusahaan tetap terjaga.
Pastikan kamu membaca isi pesan undangan secara menyeluruh. Perhatikan posisi, tanggal, waktu, dan lokasi interview. Dengan begitu, kamu dapat benar-benar memahami tawaran tersebut sebelum memutuskan menolak.
Jangan terburu-buru membalas agar keputusanmu jelas, matang, dan tidak menimbulkan salah paham di kemudian hari.
1. Ucapkan Salam dan Terima Kasih
Awali dengan salam sopan seperti “Selamat pagi/siang” dan ucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Dengan begitu, kamu tetap menunjukkan sikap profesional dan menghargai perusahaan meskipun harus menolak. Hal ini juga memberi kesan bahwa kamu terbuka untuk kesempatan lain di masa depan.
2. Sampaikan Penolakan dengan Jelas
Tuliskan penolakanmu secara langsung namun sopan. Jangan berputar-putar terlalu lama agar pesan mudah dipahami. Misalnya, gunakan kalimat yang tegas namun halus: “Mohon maaf, saya belum bisa menghadiri interview pada kesempatan ini.” Dengan begitu, recruiter tidak akan bingung mengenai keputusanmu.
3. Sertakan Alasan Singkat (Opsional)
Kamu bisa menambahkan alasan singkat mengapa tidak dapat hadir. Misalnya sudah menerima tawaran lain, jadwal bentrok, atau posisi belum sesuai dengan rencana kariermu. Namun, jangan merasa terpaksa menjelaskan bila alasan terlalu pribadi. Memberikan sedikit penjelasan dapat membantu perusahaan memahami keputusanmu.
4. Tutup dengan Sikap Positif
Akhiri pesan dengan ucapan terima kasih kedua dan sertakan harapan baik. Misalnya berharap agar bisa bekerja sama di kesempatan lain, atau mendoakan kesuksesan untuk perusahaan. Hal ini akan meninggalkan kesan profesional dan membangun hubungan baik meski kamu menolak undangan tersebut.
Baca juga: 3 Cara Jawab Future Plan di Job Interview dan Contohnya
Contoh Pesan Menolak Interview
Contoh 1 : Singkat & Formal
“Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama HRD]. Terima kasih atas undangan interview yang diberikan. Mohon maaf, dengan penuh hormat saya belum bisa menghadiri interview tersebut karena sudah menerima tawaran lain. Semoga kita bisa bertemu di kesempatan yang berbeda.”
Contoh 2 : Ramah & Apresiatif
“Salam Sejahtera, Bapk/Ibu [Nama HRD], terima kasih banyak atas kesempatan interview untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Saat ini saya belum bisa melanjutkan proses karena sedang fokus pada komitmen di tempat lain. Saya sangat menghargai undangan ini dan berharap kita bisa bekerja sama di masa depan.”
Contoh 3 : Netral & Profesional
“Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama HRD]. Terima kasih telah menghubungi saya terkait undangan interview. Mohon maaf, saya tidak bisa menghadiri proses interview tersebut. Semoga [Nama Perusahaan] selalu sukses, dan semoga kita bisa terhubung kembali di waktu lain.”
Pada akhirnya, membalas undangan interview via WhatsApp nggak harus bikin tegang.
Selama kamu tahu cara konfirmasi, reschedule, atau menolak dengan sopan, semuanya akan terasa lebih mudah. Jadi, balaslah dengan tenang, profesional, tapi tetap santai agar kesanmu di mata recruiter.
Selamat mencoba!
Untuk kamu: Job Interview adalah: Pengertian, Jenis, dan Pertanyaan
Job Interview Bahasa Inggris Lebih Lancar dengan Ikut Kelas English Job Interview Lister!
Ingin lebih percaya diri saat job interview dalam bahasa Inggris? Gabung di kelas English Job Interview Lister yang dirancang khusus untuk membantumu menguasai kosa kata, ekspresi, dan teknik menjawab pertanyaan interview dengan lancar.
Kamu akan dibimbing oleh tutor berpengalaman yang siap memberikan tips praktis agar jawabanmu terdengar natural dan profesional.
Kelas dilakukan full online yang tersedia 2x-80x pertemuan, ambil kelas dapatkan benefitnya!
Jangan biarkan kesempatan kerja impianmu terlewat hanya karena bahasa Inggris yang kurang lancar. Konsultasi sekarang juga via WhatsApp untuk dapatkan informasi lengkap dan promo menarik!
Gambar sampul: Lister
