General affair adalah fungsi penting yang menjamin kelancaran operasional perusahaan. Di balik bisnis perusahaan yang berjalan lancar, ada tugas general affair yang tidak main-main pentingnya.
Baik kamu seorang fresh graduate yang akan terjun ke dunia kerja maupun kalangan profesional yang akan membuka bisnis sendiri, penting untuk mengetahui posisi dalam perusahaan yang satu ini.
Jalani Karir Makin Profesional dengan Komunikasi Bahasa Inggris yang Lancar, Gabung di Kursus Business English Lister! |
Apa itu general affair?
General affair atau disingkat GA adalah bagian perusahaan yang mengurus operasional kantor, baik secara rutin maupun tak terduga.
Posisi ini biasanya berada di bawah departemen umum atau kepala operasional. General affair dapat diartikan sebagai urusan umum.
Jika perusahaan dalam skala kecil, biasanya posisi GA digabungkan dengan HRD dan Purchasing (Pembelian).
Umumnya, di perusahaan juga dibagi antara staff general affair dan admin general affair, contohnya sebagai berikut:
General affair staff adalah orang-orang yang bekerja di balik layar untuk memastikan semua kebutuhan operasional perusahaan terpenuhi.
Mereka bertanggung jawab atas berbagai hal, mulai dari pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan fasilitas, hingga urusan legalitas.
Admin general affair adalah bagian dari tim GA yang memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran administrasi.
Mereka bertanggung jawab atas pengarsipan dokumen, pengelolaan surat menyurat, penerimaan tamu, dan koordinasi dengan pihak internal maupun eksternal.
Perbedaan GA dengan Purchasing & HR
GA atau general affair sering disandingkan dengan tim purchasing dan HR. Padahal ketiganya berbeda lho!
Perbedaan GA dengan purchasing
HR Note menyebut GA dan Purchasing memiliki job descriptions yang berbeda. Purchasing bertugas melakukan pembelian barang yang dibutuhkan, berdasarkan daftar yang diberikan GA.
Selanjutnya GA bertanggung jawab merawat barang dan fasilitas yang dimiliki perusahaan.
Perbedaan GA dengan HR
GA (General Affair) dan HR (Human Resources) memiliki perbedaan dalam tugas dan fokus pekerjaan. GA lebih berfokus pada pengelolaan fasilitas, administrasi, dan kebutuhan operasional perusahaan, seperti pemeliharaan gedung, perizinan, dan perlengkapan kantor.
Sementara HR fokus pada pengelolaan karyawan, mulai dari rekrutmen, pengembangan karir, kesejahteraan, hingga manajemen kinerja.
Keduanya berperan penting, namun dengan tanggung jawab yang berbeda dalam mendukung operasional perusahaan.
7 Tugas General Affair
Lingkup tugas general affair biasanya meliputi perawatan gedung kantor, peralatan kantor, kendaraan dinas, security,
tunjangan kesehatan karyawan, permasalahan karyawan, dan kegiatan lain yang berkaitan dengan tanggung jawab sosial perusahaan.
1. Pengadaan Barang dan Jasa
Barang atau aset kantor umumnya memiliki masa pakai yang terbatas. Contohnya printer atau komputer. Penggantian atau pengadaan barang ini merupakan tanggung jawab GA.
Selanjutnya GA bertugas mengadakan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Misalnya office boy, cleaning service, katering, security, sopir, transportasi, dan lain-lain.
Walaupun bertugas mengadakan barang, aset, dan jasa yang dibutuhkan, GA bertanggung jawab semaksimal mungkin menekan biaya pengeluaran. Semakin rendah biaya pembelian barang tersebut, dapat menjadi tanda performa yang baik bagi departemen GA.
2. Melakukan pembayaran dan pembelian rutin
GA bertugas melakukan pembelian rutin. Contohnya alat tulis, kertas, tinta printer, atau barang-barang lain yang akan habis secara berkala.
GA juga bertanggung jawab terhadap pembayaran rutin, seperti listrik, air, telepon, internet (Wi-Fi), dan pengeluaran lainnya. Di perusahaan berskala besar, biasanya pembayaran ini sudah dilakukan secara otomatis melalui sistem terintegrasi.
3. Memastikan pembayaran gaji pekerja harian
Pekerja harian dan freelancer biasanya merupakan tanggung jawab departemen umum atau GA. Dengan begitu, GA memiliki kewenangan menentukan jumlah upah harian untuk pekerja harian atau freelancer, di luar gaji karyawan.
4. Merawat aset
GA bertugas merawat dan mengawasi penggunaan aset yang dibeli. Tujuannya agar karyawan lain tidak menggunakan aset secara sembarangan.
GA juga dapat menentukan konsekuensi yang tepat bagi mereka yang tidak merawat aset dengan baik.
5. Renovasi dan membuka kantor cabang
Jika perusahaan berniat membuka kantor cabang atau merenovasi gedung, GA bertugas membuat perkiraan biaya yang dibutuhkan. Selanjutnya, GA akan memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan pembukaan kantor atau renovasi gedung tersebut.
6. Membuat laporan berkala
GA wajib membuat laporan secara berkala, sesuai dengan ketentuan perusahaan. Salah satu laporan penting berkaitan dengan anggaran aset dan pengeluaran. Tujuannya untuk mengetahui efektivitas penggunaan anggaran dalam internal perusahaan.
7. Menjaga relasi baik
GA perlu memiliki keterampilan menjaga relasi baik terhadap supplier barang atau jasa. Termasuk di antaranya membuat kontrak kerja/pembelian, memastikan tenggat waktu pembayaran, dan mengajukan komplain jika dibutuhkan.
Relasi ini akan membantu citra perusahaan di mata klien dan publik.
Tak jarang GA juga bertanggung jawab terhadap perizinan dengan pihak luar. Contohnya pemerintah, polisi, organisasi massa, jurnalis, permukiman warga, dan lain-lain.
Baca juga: Networking adalah Skill Penting di Karier, ini 10 Tipsnya
Gaji general affair
Gaji general affair staff dan general affair manager sangat bervariasi, dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti lokasi, ukuran dan jenis perusahaan, pengalaman, pendidikan, dan keahlian.
- Lokasi: Gaji di kota-kota besar seperti Jakarta, Surabaya, dan Bandung cenderung lebih tinggi dibandingkan dengan kota-kota kecil.
- Ukuran dan jenis perusahaan: Perusahaan besar, multinasional, atau perusahaan yang bergerak di industri tertentu (seperti pertambangan atau minyak dan gas) biasanya menawarkan gaji yang lebih kompetitif.
- Pengalaman dan pendidikan: Semakin banyak pengalaman kerja dan semakin tinggi jenjang pendidikan, semakin besar peluang untuk mendapatkan gaji yang lebih tinggi.
- Keahlian khusus: Kemampuan berbahasa asing, keahlian negosiasi, manajemen proyek, dan penguasaan software tertentu (seperti Microsoft Office dan software pengelolaan aset) dapat meningkatkan nilai seorang general affair staff di mata perusahaan.
Secara umum, gaji general affair staff di Indonesia berkisar antara Rp 3.000.000 hingga Rp 8.000.000 per bulan.
Sedangkan general affair manager dapat menerima gaji di atas Rp 10.000.000 per bulan, bahkan mencapai puluhan juta rupiah tergantung pada kinerja, tanggung jawab, dan kontribusi mereka terhadap perusahaan.
Karir dan Struktur Organisasi Tim GA
Struktur organisasi tim GA dapat berbeda-beda di setiap perusahaan, tergantung pada ukuran, jenis, dan kebutuhan perusahaan. Namun, secara umum terdiri dari:
- Staff General Affair: Bertanggung jawab atas tugas-tugas operasional sehari-hari, seperti pengadaan ATK, pemeliharaan fasilitas, dan koordinasi dengan vendor. Mereka bekerja di bawah supervisi Supervisor General Affair.
- Admin General Affair: Fokus pada tugas-tugas administratif, seperti pengarsipan dokumen, pengelolaan surat menyurat, penerimaan tamu, dan dokumentasi. Mereka juga bertanggung jawab atas kelancaran komunikasi internal dan eksternal.
- Supervisor General Affair: Memimpin dan mengawasi tim GA, membuat laporan periodik, dan berkoordinasi dengan departemen lain. Mereka bertanggung jawab atas kinerja tim GA dan memastikan semua tugas diselesaikan dengan baik.
- General Affair Manager: Bertanggung jawab atas seluruh aktivitas divisi GA, mengembangkan strategi, mengelola anggaran, dan memastikan tercapainya tujuan perusahaan. Mereka juga berperan dalam pengambilan keputusan strategis yang berkaitan dengan operasional perusahaan.
4 Skills yang Dibutuhkan General Affair
Dalam melaksanakan tugas general affair, apa saja skills yang dibutuhkan? Berikut penjelasannya.
Manajemen dan Administrasi
GA harus membuat keputusan dari waktu ke waktu. Dengan keterampilan manajemen dan administrasi yang baik, performa GA akan meningkat.
Manajemen berarti melakukan organisasi atau pengaturan. Administrasi berhubungan dengan dokumentasi dan pengarsipan. Keduanya dibutuhkan karena tugas general affair akan banyak bersinggungan dengan berkas dan pengaturan di perusahaan.
Problem Solving
Dalam setiap pengambilan keputusan, selalu ada risiko yang mengikuti. GA bertugas membuat keputusan dengan risiko serendah mungkin. Di sini kemampuan problem solving-nya sangat diuji.
Sebagai contoh, seorang staf atau manajer general affair harus mampu melakukan lobi dan negosiasi dalam menyelesaikan masalah.
Komunikasi Interpersonal
Staf GA yang baik harus mampu mengkomunikasikan keputusan dan regulasi perusahaan, serta menerapkannya dengan baik. Di sini dibutuhkan kemampuan komunikasi, baik untuk pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Selain itu, komunikasi berkaitan dengan citra perusahaan. Jika komunikasi tidak berjalan baik, bukan tidak mungkin terjadi kesalahpahaman.
Jujur dan Teliti
Kejujuran tentu menjadi poin utama yang diperlukan dalam setiap karyawan, tak terkecuali GA. Pasalnya GA akan banyak berhubungan dengan urusan finansial dan inventaris.
Sikap teliti juga diperlukan, terutama dalam hal urusan logistik, pengarsipan, pembelian, hingga perawatan.
Baca juga: Business English: Tips dan Ungkapan Giving Instructions
Kursus Business English, Langkah Sukses untuk Karier Global
Kosakata yang digunakan dalam dunia bisnis dan pekerjaan tentu berbeda dengan percakapan sehari-hari. Agar kamu semakin percaya diri, ikuti Kursus Business English di Lister.
Sejumlah alumni Lister terbukti merasakan bagaimana kursus di Lister mendukung karier mereka. Cari tahu pengalaman mereka di Testimoni Alumni.
Kamu dapat memilih jumlah kelas sendiri, bahkan tutor dan kelas pengganti. Selain itu, dapatkan Garansi Skor untuk kelas tertentu.
Gunakan kode promo BLOGLISTER10 untuk mendapatkan diskon 10 persen, minimal pembelian kelas seharga satu jutaan (maksimal diskon Rp500 ribu). Daftar sekarang melalui Whatsapp Lister ya!
Sumber gambar sampul: freepict
