Lister – Belajar cara menulis email profesional adalah salah satu langkah untuk menguasai aturan penggunaan Bahasa Inggris di dunia bisnis dan pekerjaan.
Dalam lingkungan kerja, kalian mungkin diharuskan untuk menulis beberapa email dalam Bahasa Inggris sebagai sarana untuk menyampaikan maksud kalian pada rekan kerja atau klien.
Email sudah umum digunakan sebagai media komunikasi yang capat dalam berbagai industri.
Walaupun email biasanya tidak seformal surat, email dalam bahasa Inggris tetaplah harus ditulis secara profesional untuk bisa menunjukkan image yang baik dari diri kalian dan perusahaan kalian.
Kesulitan yang biasanya dihadapi dalam penulisan email profesional menggunakan Bahasa Inggris adalah kesulitan memilih vocabulary dan kalimat untuk menyampaikan maksud.
Ini sangat penting untuk diperhatikan, karena salah pemilihan bisa berakibat kesalahan ataupun kesulitan pemahaman.
Dengan banyak berlatih, kalian akan bisa menulis email profesional yang sempurna dengan mudah. Berikut adalah beberapa tips yang mungkin bisa membantu:
Tahu Tujuan dari Email
Jika kalian yang menulis saja tidak paham tujuan penulisan email, apalagi klien atau rekan kerja yang akan menerima email kalian. Ini adalah aspek yang paling penting dalam penulisan email profesional.
Dalam menulis email profesional, pastikan kalian tahu apa yang ingin kalian tulis, dan pastikan setiap kalimatnya menunjang tujuan penulisan email kalian. Misalnya, kalian ingin mengirim email kepada atasan kalian, isinya memintanya untuk mereview sebuah dokumen sebelum dikirim ke klien.
Pastikan email kalian berisi isi dari dokumen, alasan butuh review, feedback seperti apa yang kalian butuhkan, dan juga kapan kira-kira kalian butuh jawabannya. Memiliki tujuan yang jelas akan bisa membantu pembaca untuk memahami isi email kalian.
Dalam menyatakan tujuan email, tuliskan secara langsung, tapi jangan sampai terkesan lancang atau kasar. Jika kalian menulis email untuk kontak baru yang belum pernah kalian hubungi sebelumnya, gunakan bahasa yang lebih sopan dan formal untuk jaga-jaga.
Mulai dengan Sapaan
Selalu awali email kalian dengan kalimat sapaan, seperti “Dear XXX”, usahakan kalian menyertakan nama penerima email. Jika hubungan antara kalian dan penerima email lebih formal, kalian bisa menambahkan Mr atau Mrs di depan nama mereka, tapi jika kalian tidak tahu penerima email laki-laki atau perempuan, kalian bisa menuliskan nama lengkap mereka saja.
Jika hubungan kalian lebih casual, kalian bisa memberikan sapaan santai seperti, “Hi XXX”. Jika kalian tidak tahu nama dari penerima email, kalian bisa menggunakan “To whom it may concern” atau “Dear Sir/Madam”.
Perhatikan Subject
Subject adalah bagian pertama yang dilihat oleh penerima email, dan jika subject ditulis dengan salah atau tidak jelas, pembaca bisa langsung menghapus tanpa membacanya. Jadi penting untuk memberikan pesan yang jelas dari awal.
Berikan petunjuk isi email atau alasan penulisan dalam dua atau tiga kata yang bisa menarik perhatian pembaca dan membantu mereka memahami.
Perhatikan Panjang Email
Panjang pendeknya email tergantung pada tujuan penulisan email, apakah kalian menanyakan sesuatu atau memberikan informasi tentang sesuatu. Tapi email yang terlalu panjang dan bertele-tele bisa jadi malah tidak dibaca oleh penerima, jadi berhati-hatilah!
Usahakan email profesional kalian ditulis dengan panjang seperlunya, menggunakan kalimat yang sederhana, struktur bahasa yang simple, dan langsung fokus membahas pada inti pembicaraan. Kalian bisa membagi teks dalam dua atau tiga paragraf untuk memudahkan pembaca melihat poin kunci dari email kalian.
Hindari juga menuliskan informasi yang tidak penting atau tidak berkaitan dengan tujuan dari email kalian. Jika kalian membutuhkan diskusi panjang tentang topik tertentu, lebih baik mengirimkan email yang mengundang atau mengajak bertemu dan melakukan meeting daripada menuliskan email yang menjelaskan semuanya panjang lebar.
Sesuaikan dengan Penerima
Setiap email yang kalian tulis haruslah disesuaikan dengan siapa orang yang akan menerima email tersebut. Jika kalian menulis email kepada klien baru yang belum pernah kalian temui atau ajak bekerjasama sebelumnya, tidak akan sesuai untuk menggunakan bahasa yang tidak formal atau memasukkan candaan casual.
Tapi jika kalian menulis email untuk rekan kerja yang sudah akrab, kalian bisa menggunakan bahasa yang tidak formal dan menggunakan gaya bahasa yang lebih casual. Ini juga berlaku dalam membalas email profesional yang kalian terima.
Konsepnya adalah, sesuaikan gaya bahasa dengan gaya bahasa dari email yang kalian terima. Ini adalah aturan dasar yang penting untuk diikuti di lingkungan profesional.
Ucapkan Terima Kasih Pada Penerima
Jika kalian menulis email profesional sebagai balasan, kalian harus mulai dengan mengucapkan terima kasih. Misalnya, jika ada seseorang yang menanyakan sesuatu tentang perusahaan kalian, kalian bisa mulai dengan menuliskan, “Thank you for contacting XXX company”.
Jika seseorang membalas email yang pernah kalian kirimkan, pastikan kalian membalasnya dengan mengatakan “Thank you for your prompt reply” atau “Thanks for getting back to me”. Berterima kasih bisa memberikan kesan baik dan membuat kalian terlihat lebih sopan.
Memperhatikan Struktur Email Profesional
Struktur email profesional biasanya terdiri dari sapaan, ucapan terima kasih, isi email, bagian akhir email, dan kalimat penutup. Berikut adalah beberapa contoh kalimat yang bisa kalian gunakan pada setiap bagiannya:
Sapaan (greeting)
- Dear XXX atau Dear Mr/Mrs XXX – jika hubungan kalian dan penerima email dalam tingkat formal
- To whom it may concern atau Dear Sir/Madam – jika kalian tidak tahu nama penerima
- Hi atau Hello – untuk penggunaan yang tidak formal
Ucapan Terima Kasih
Dalam menulis email balasan, sebaiknya kalian mengucapkan terima kasih supaya terkesan lebih sopan.
- Thank you for the email
- Thanks for getting back to me
- Thank you for contacting XXX company
- Thank you for your prompt reply
Isi Email
Di bagian ini kalian bisa menjelaskan tujuan penulisan email.
- On the subject of your previous email…
- I am writing to enquire about…
- I am writing in reference to…
Bagian Akhir Email
- If you have any questions or thoughts, don’t hesitate to let me know
- I look forward to hearing from you
- Thank you for your patience and consideration
- Thank you for your consideration
Kalimat Penutup
Kalian bisa menambahkan kalimat penutup ini sebelum menuliskan nama kalian.
- Thank you
- Yours sincerely
- Sincerely
- Best regards
- Kind regards
- Cheers atau Thanks – untuk penggunaan tidak formal
Cek Lagi Sebelum Dikirim
Jangan pernah mengirimkan email sebelum sempat kalian cek atau baca ulang. Kalian harus mewaspadai kemungkinan kesalahan grammar atau pengetikan yang bisa berakibat fatal.
Mengecek ulang email kalian sebelum dikirim bisa menghindari kalian dari terkesan tidak profesional atau tidak peduli.
