Kursus Business English – Menulis email untuk bisnis ada etikanya lho. Tidak asal mengirim saja namun akan banyak pempengaruhi keprofresionalan bisnis kamu. Cek cara menulis email profesional seperti di bawah ini.
Email Profesional
Ada yang membedakan antara email profesional dan email non formal. Selain dari tujuan pengiriman email juga dibedakan berdasarkan cara menulis dan elemen di dalamnya.
Email profesional dibuat dengan standar tinggi, umumnya biasa digunakan untuk kebutuhan formal seperti kebutuhan pendidikan, bisnis maupun tujuan-tujuan resmi lainya.
Cara menulis email profesional akan mempengaruhi banyak hal untuk kebutuhan bisnis, diantaranya :
- Mempengaruhi citra perusahaan
- Meningkatkan kredibilitas perusahaan
- Memberikan kesan positif
- Kemudahan pemahaman
- Membuka peluang/kesempatan bisnis
- Meminimalkan konflik
Untuk kebutuhan bisnis, hal-hal di atas cukup penting dan memberikan dampak yang baik kepada perusahaan. Sehingga email profesional terus dilakukan. Cara menulis email profesional bisa diikuti di poin-poin di bawah ini.
Elemen email profesional
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis email profesional, selengkapnya seperti berikut
| Elemen email profesional | Penjelasan |
| Bahasa yang digunakan | Bahasa yang digunakan dalam email profesional adalah bahasa formal dan sopan |
| Identitas penerima | Isi email profesional berisi identitas penerima yang spesifik |
| Struktur pesan | Antar strukturnya jelas dan tidak bebelit-belit |
| Penutup pesan | Penutupnya cukup sopan, formal dan jelas |
| Kelengkapan informasi kontak | Penutup email lengkap berisi kontak yang bisa diubungi |
| Lampiran pesan | Lampiran sesuai dengan isi pesan dan juga disampikan dengan jelas di isi email |
Cara menulis email profesional
Cek penjelasan detail tentang struktur email profesional dari Lister berikut ini
1. Membuka Email
Salam yang dilengkapi dengan nama adalah rumus pasti. Seringnya banyak pengirim hanya memasukan salam pembuka tanpa mengalamatkan kepada siapa salam tersebut.
Hal ini tentu saja memberi kesan kalau kamu hanya copy paste emailmu ke 100 orang lainnya. Berikut adalah beberapa saran salam pembuka untuk email yang profesional:
Dear [nama],
Dear [Nama penerima],
Greetings [nama penerima],
atau
Good Morning, [nama penerima]
Cara menulis email profesional bisa dilihat dari bahasa yang digunakan, gunakan bahasa formal dari awal sampai akhir ya!
2. Badan Email
Berbeda dengan email bahasa Indonesia yang isinya biasa dimulai dengan ‘yang terhormat’, email berbahasa inggris bisa kamu mulai dengan positif seperti:
- I hope this email finds you well
- Hope you are well / all is well
- I hope you enjoyed the (nama acara yang mereka ikuti jika kamu adalah panitia penyelenggaranya)
Jangan lupa untuk memperkenalkan diri dan menceritakan secara singkat tujuanmu mengirimkan email kepada mereka, misalnya:
- It’s [namamu] from [perusahaanmu/linkedin/acara/dll]. I am writing to you about [alasanmu]
- I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/invite you to/to update you on/ask for (jika kamu ingin mengkonfirmasi sesuatu)
- I am reaching out because (jika tidak ingin terlalu formal)
- Might I take a moment of your time to (jika kamu ingin emailmu sangat formal)
Tips satu lagi adalah membuat emailmu terasa seperti memang ditujukan orang tersebut. Misalnya dengan menyebutkan prestasi terbaru mereka yang membuat kamu mengirimkan email tersebut atau memuji mereka. Contoh cara menulis email profesional untuk menyebutkan prestasinya seperti berikut:
- I read your article about [topik] in [the newspaper/magazine/blog/etc] yesterday/ this morning. I couldn’t help thinking about … (jika orang tersebut baru saja menerbitkan sebuah tulisan, kamu bisa memulai dari sini)
- Congratulations on [prestasi terbaru orang tersebut]! I’m sure it’s inspiring to see how this … (Pujian juga bisa menjadi salah satu bahan untu memulai badan email, tapi jangan berlebihan ya, ingat kamu ingin membuat relasi bukan menjilat.)
Jika kamu ingin mengingatkan sesuatu, misalnya deadline terakhir kamu ingin mendengar atau mendapatkan balasan dari mereka, kamu bisa memakai:
- Please note that … (formal)
- I wanted to update you about … (neutral)
- I’d like to inform you that … (formal)
Terkadang kita juga menyisipkan file ke dalam email kita, akan lebih baik jika kita memberitahu penerima email kalau kita telah menyisipkan file-file yang mungkin bisa mereka lihat, misalnya CV, proposal, dll. Kalian bisa memakai beberapa frasa dibawah ini:
- With this email, I’ve attached [nama filemu] for you to consider/review.
- I am sending you [nama filemu] as a pdf file.
- Please see attached file below for more details about … (jika kamu menyisipkan banyak file)
- Could you please sign the attached document and send it back before [hari dan tanggal]
- Here is the document [you have asked for /we have discussed about]
- I am writing to inform you that I have attached [nama dokumennya] to this email. Please review the attachment at your convenience. If you have any questions or require any additional information, please do not hesitate to contact me.
Ketika kamu membutuhkan informasi lebih lanjut atau kamu ingin meminta sesuatu, kamu bisa memakai beberapa frasa di bawah ini:
- Could you please …? (formal)
- If possible I’d like to know more about …
- Please keep me informed/updated/posted …
- I’d appreciate it if you could …
3. Penutup
Setelah kamu menyebutkan tujuanmu dan telah menyelesaikan badan emailmu, jangan lupa menutup emailmu ya. Daripada hanya menggunakan ‘Thanks again’ berulang-ulang kamu bisa memilih beberapa kalimat ini untuk email yang profesional :
- Let me know if you need any help
- Should you require further assistance, please let me know.
- If you have any comments, concerns, or questions, feel free to contact me.
Atau kamu juga bisa menutup emailmu dengan memberikan kesan bahwa kamu berekspektasi akan dibalas oleh orang tersebut. Cara menulis email profesional bisa dilihat dengan pilihan kalimat berikut:
- Please let me know [if this works/if you are available/if that sounds good/if you can/if you can help/if you need to reschedule]…
- I look forward to seeing/ meeting you
- Any feedback you can give me on this would be much/highly appreciated
Jangan lupa mencantumkan ‘signature’ di akhir email. Biasanya akan dimulai dengan beberapa penutup seperti:
- Warm regards,
- Best regards,
- Sincerely
- Cheers,
- Stay safe,
Mengetahui cara menulis email profesional memberikan kesan yang lebih mendalam. Dengan menggunakan frasa yang tepat, kamu bisa menghindari menyinggung perasaan penerima email tersebut.
Selalu ingat, ketika mengirim email dalam basis bisnis, kamu harus tahu konteks mengapa email tersebut dikirimkan, apakah perlu menggunakan bahasa yang formal atau informal, dan lain-lain.
Miskomunikasi sering terjadi karena berbeda dengan komunikasi lisan dan tatap muka langsung, email hanyalah sekumpulan huruf di layar. Jadi, pastikan kamu menggunakan frasa dan kalimat yang tepat untuk menghindari miskomunikasi ya!
With Lister, Belajar English for Business Lebih Mudah!
Belajar menulis email yang benar, belajar cara presentasi bahasa Inggris dengan baik dan kebutuhan bahasa Inggris untuk bisnis lainya bisa belajar bareng Lister!
Kamu dapat memilih jumlah kelas sendiri, bahkan tutor dan kelas pengganti. Selain itu, dapatkan Garansi Skor untuk kelas tertentu.
Lister juga menyediakan program bahasa asing khusus korporasi dan instansi dengan berbagai penawaran kelas dan biaya sesuai pengajaran dan fasilitas yang diberikan. Kelas English for Company bisa menjadi salah satu pilihannya.
Gunakan kode promo BLOGLISTER10 untuk mendapatkan diskon 10 persen, minimal pembelian kelas seharga satu jutaan (maksimal diskon Rp500 ribu). Daftar sekarang melalui WhatsApp!
Sumber gambar : rawpixel di Freepict
