Kursus Business English – Cara paling mudah yang bisa digunakan untuk berkomunikasi dengan orang lain adalah dengan mengirim pesan baik melalui teks atau surat. Hal tersebut dikenal dengan correspondence.
Dalam dunia bisnis, ada yang disebut dengan business correspondence. Sebuah bisnis biasanya menggunakan berbagai jenis correspondence dalam kegiatannya sehari-hari. Ada enam jenis business correspondence yang paling umum dalam komunitas bisnis seperti yang akan dijelaskan di sini.
Pengertian Business Correspondence
Business correspondence adalah istilah umum yang digunakan untuk menyebut segala bentuk komunikasi tertulis yang terjadi dalam hubungan bisnis. Komunikasi bisa secara eksternal dengan mitra bisnis atau secara internal dalam organisasi.
Business correspondence sebagian besar dilakukan dalam bentuk surat.
Baca juga: Brainstorming Phrases untuk Meeting: Dos and Don’ts
Tujuan Business Correspondence
- Menjaga hubungan baik.
- Sebagai bukti, catatan, atau dokumentasi kegiatan usaha.
- Sebagai bentuk komunikasi yang murah dan nyaman.
- Mengatasi ketidakjelasan dalam komunikasi.
- Membantu bisnis semakin berkembang.
Jenis-Jenis Business Correspondence
Apa saja jenis-jenis correspondence yang digunakan dalam dunia bisnis?
Internal Correspondence
Penyampaian informasi antara karyawan, departemen, cabang, dan unit dari perusahaan yang sama disebut internal correspondence atau dalam bahasa Indonesia korespondensi internal.
Ada dua bentuk internal correspondence, yaitu formal dan informal. Beberapa contoh korespondensi internal formal adalah surat promosi, permintaan persetujuan formal, memorandum, dan lain-lain. Sebagian besar bentuk korespondensi ini dicetak di atas kertas.
Korespondensi internal rutin yang bersifat informal dapat berupa instruksi cepat antara manajer dan bawahan, sebagian besar dalam bentuk email.
External Correspondence
Komunikasi antara dua organisasi yang berbeda atau antara organisasi dan klien adalah external correspondence atau korespondensi eksternal. Jenis korespondensi dalam komunikasi bisnis ini biasanya dilakukan kepada pemasok, klien yang sudah ada, calon klien, kantor pemerintah, dan lainnya.
Sales Correspondence
Komunikasi apa pun yang terkait dengan penjualan disebut sales correspondence atau korespondensi penjualan. Ini tidak hanya berkaitan dengan penjualan produk atau layanan, tetapi mencakup banyak kegiatan lainnya. Contohnya surat pemasaran, faktur, surat diskon, laporan rekening, dan lainnya.
Baca juga: Business Report Structure: Template dan Tips Membuatnya
Routine Correspondence
Routine correspondence terjadi secara rutin seperti pesanan, pertanyaan, undangan, balasan, dan lainnya.
Personalized Correspondence
Personalized correspondence melibatkan dua faktor, yaitu faktor pribadi dan emosional. Beberapa contoh korespondensi jenis ini adalah surat ucapan terima kasih, surat ucapan selamat, catatan penghargaan, surat permintaan rekomendasi, dan lainnya.
Circulars (Surat Edaran)
Jenis korespondensi ini digunakan ketika perusahaan harus menyampaikan masalah umum kepada khalayak yang besar. Beberapa contohnya adalah pemberitahuan tender, perubahan informasi kontak, dan lainnya.
Latihan sesuai kebutuhan pekerjaan
Untuk pendampingan individu, pelajari kelas Business English privat online. Pilih fokus email, meeting, presentasi, atau negosiasi sesuai kebutuhan dan kemampuan awalmu.
