Training needs analysis bahasa Inggris membantu HR dan L&D menentukan keterampilan komunikasi yang paling dibutuhkan karyawan. Hasil tes level dapat menjadi masukan, tetapi belum menjelaskan tugas mana yang terhambat atau jenis latihan apa yang perlu diprioritaskan.
Mulailah dari pekerjaan nyata: email kepada klien, meeting lintas negara, penjelasan teknis, negosiasi, atau presentasi. Kebutuhan tim sales bisa berbeda dari engineering maupun layanan pelanggan.
Tetapkan masalah kerja yang ingin diperbaiki
Diskusikan dengan manajer dan peserta mengenai situasi komunikasi yang sering menimbulkan kesulitan. Cari contoh perilaku yang dapat diamati, seperti informasi penting tidak tersampaikan atau karyawan kesulitan meminta klarifikasi dalam meeting.
Jangan langsung menganggap semua hambatan disebabkan kemampuan bahasa. Proses kerja yang tidak jelas, informasi produk yang belum lengkap, atau pembagian tanggung jawab juga dapat memengaruhi komunikasi. Pelatihan perlu diarahkan pada bagian yang memang dapat dibantu melalui pembelajaran bahasa.
Gabungkan level dengan sampel tugas
Gunakan penilaian kemampuan awal bersama tugas yang relevan. Untuk tim yang sering menulis email, berikan skenario email dengan tujuan tertentu. Untuk meeting, gunakan role-play yang menuntut klarifikasi dan rangkuman keputusan.
Deskripsi level CEFR dari Council of Europe dapat membantu membicarakan kemampuan bahasa. Namun, rubrik tugas perusahaan perlu dirancang untuk tujuan kerja dan tidak otomatis menjadi sertifikasi CEFR resmi.
Buat rubrik yang mudah dipakai
Untuk email kerja, misalnya, nilai kelengkapan informasi, kejelasan permintaan, keterpahaman bahasa, dan kesesuaian nada. Untuk presentasi, pertimbangkan struktur pesan, penjelasan data, dan kemampuan menjawab pertanyaan.
Tentukan arti setiap kategori sebelum penilaian. Gunakan skenario dengan tingkat kesulitan sebanding untuk baseline dan evaluasi akhir. Hindari menilai seluruh perubahan berdasarkan peserta mengulang naskah yang sama.
Kelompokkan peserta berdasarkan kebutuhan
Level tetap penting, tetapi pertimbangkan juga peran dan frekuensi penggunaan bahasa. Peserta dengan level mirip dapat memerlukan tugas latihan berbeda jika pekerjaan sehari-harinya berbeda.
Jika kebutuhan tim sangat beragam, pilih kompetensi bersama sebagai dasar, lalu tambahkan latihan per fungsi. Contohnya, seluruh peserta berlatih klarifikasi, sedangkan tim tertentu mendapat tugas presentasi atau email teknis.
Tetapkan ukuran keberhasilan yang realistis
Ukur perubahan pada tugas yang dilatih. Contohnya, apakah peserta dapat menyusun permintaan yang jelas, merangkum keputusan meeting, dan mengonfirmasi tanggung jawab. Ukuran bisnis seperti penjualan atau retensi dapat dipantau, tetapi perubahan tersebut tidak boleh otomatis diatribusikan seluruhnya pada pelatihan bahasa.
Kumpulkan pula masukan peserta dan manajer setelah ada kesempatan memakai keterampilan di tempat kerja. Evaluasi di akhir kelas menunjukkan performa belajar; penerapan kerja memerlukan pengamatan lanjutan.
Brief yang perlu dibawa ke penyedia pelatihan
Siapkan peran peserta, situasi komunikasi, contoh tugas yang sudah dianonimkan, hasil baseline, target perilaku, dan jadwal yang memungkinkan. Gunakan brief tersebut saat mendiskusikan pelatihan bahasa untuk perusahaan bersama Lister, lalu sepakati cakupan materi serta cara evaluasi sebelum program dimulai.
