Bahasa asing untuk bisnis memiliki kosakata yang spesifik. Agar semakin profesional di dunia kerja, ikutilah kursus bahasa asing di Lister for Company.
Komunikasi dalam dunia kerja sering dilakukan melalui email. Kemampuan menulis business email secara efektif, tepat, dan profesional menjadi penting.
Business Email
Business email adalah surat elektronik yang dikirim dalam lingkup bisnis. Tujuan menulis business email ada berbagai macam, berikut beberapa di antaranya.
- memberi informasi
- menanyakan informasi
- mengklarifikasi
- mengkonfirmasi
- menyelesaikan masalah
10 Langkah Menulis Business Email
Ikuti langkah-langkah berikut untuk menulis business email secara profesional.
1. Pastikan menulis Subjek dengan menarik
Subjek adalah hal pertama yang dibaca penerima. Buatlah subjek dengan simpel, spesifik, tetapi menarik. Gunakan kata kunci untuk menggambarkan isi konten.
2. Gunakan salam pembuka
Kamu bisa menggunakan variasi salam pembuka berikut ini.
- Dear [First Name] [Last Name]
- Dear Mr./Ms. [Last Name]
- Dear Mr./Ms. [First Name] [Last Name]
- Dear Dr. [Last Name]
- To whom it may concern
Sebaiknya gunakan nama penerima. Jika tidak mengetahui nama penerima, gunakan To whom it may concern. Jangan ragu menanyakan nama penerima agar dapat menyebut secara spesifik.
3. Ucapkan terima kasih
Jika orang tersebut sudah membalas, ucapkan terima kasih dengan menulis Thank you for your (prompt) reply. Tujuannya untuk memberikan kesan positif.
4. Tulis isi dengan jelas
Meskipun membahas isi yang rumit, cobalah menulis secara ringkas dan jelas. Ungkapkan tujuan dengan menulis I am contacting you as… atau I am writing to you in reference to/regarding….
5. Buat spesifik
Dalam dunia kerja, tidak semua orang punya waktu untuk membaca email. Untuk menghemat waktu penerima, buatlah isi email secara spesifik.
Tulis isi dalam beberapa paragraf atau poin-poin untuk memudahkan membaca.
6. Informal dan formal
Cara menulis email tergantung penerimanya. Perhatikan contoh berikut.
Informal: Can you …?
Formal: I was wondering if you could…
Informal: Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.
Formal: I am afraid I will not be available to make it that day.
7. Sampaikan kabar buruk dengan cara netral
Pertama, sampaikan kabar yang bersifat netral atau positif terlebih dahulu. Lalu sampaikan kabar buruk dengan cara menjelaskan penyebab dan urgensinya. Terakhir, sampaikan solusi dan sikap optimis.
8. Tulis penutup
Sebelum mengakhiri, tulis penutup berikut ini.
- Thank you for your consideration
- I look forward to hearing from you
- Should you have any questions, please do not hesitate contact me
9. Salam penutup
Kamu bisa menggunakan beberapa variasi salam penutup berikut ini.
- Yours sincerely, (formal, jika tahu nama penerima)
- Best regards (formal, umum digunakan)
- Kind regards (formal, umum digunakan)
- Take care (tidak terlalu formal)
- Thank you (tidak terlalu formal)
- Have a nice day (tidak terlalu formal)
10. Sunting email
Baca email sekali lagi sebelum mengirim. Periksa jika ada kesalahan atau kata-kata yang kurang tepat.
Contoh Business Email
Dear Mr [Last Name],
I am writing in reference to the current situation with the [Project Name]. We have a number of questions which we hope you could answer.
First of all, could you please provide us with an update on where you are on the [Project Name]. We would also appreciate it if you could clarify what the current issues with the [name the issue] are, and confirm when you expect them to be resolved.
In addition, at the end of our last meeting we requested a copy of the latest project update report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.
Could you also please confirm whether the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? In particular, we would like to have confirmation if the cost of parts and labour are included in the package? We require this information as soon as possible.
And lastly, we are considering extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. We would be very grateful if you could provide us with a quote for this extension.
I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
[Full Name]
[Position]
