Ingin semakin profesional dalam karier? Sudah saatnya kamu menguasai bahasa asing untuk bisnis. Jika bingung mulai dari mana, ikutilah kursus bahasa asing di Lister for Company.
Minutes of meeting (MoM) adalah catatan penting yang mendokumentasikan jalannya rapat. Catatan ini berguna sebagai acuan apa yang harus dikerjakan berikutnya berdasarkan hasil rapat.
Apa itu Minutes of Meeting?
Minutes of meeting (MoM) disebut juga meeting minutes. MoM adalah catatan terkait hal-hal yang dibahas dalam rapat.
MoM meliputi isu yang dibahas, penyelesaian yang diajukan, dan langkah yang akan diambil. MoM dibuat oleh peserta rapat yang ditunjuk.
Tujuan Membuat Minutes of Meeting
Meskipun sudah memiliki agenda, tidak jarang rapat berjalan tanpa arah. Banyak pembahasan tidak perlu yang disampaikan.
Hal ini bisa membuat peserta tidak fokus. Maka dari itu, diperlukan MoM untuk menjelaskan inti pembicaraan.
Berikut keuntungan membuat MoM.
- membuat rapat lebih efisien
- membuat rapat lebih terstruktur
- memberi informasi rapat kepada peserta yang tidak hadir
- menghindari topik di luar pembahasan utama
- menjadi bukti pembahasan untuk ditunjukkan kepada klien
Template
Walaupun dapat bersifat informal, MoM umumnya merangkum informasi penting berikut ini.
- tanggal dan waktu rapat
- peserta yang hadir dan tidak hadir
- tujuan rapat
- persetujuan atau perubahan yang mengacu pada MoM sebelumnya
- keputusan yang diambil, seperti kegiatan, langkah selanjutnya, kebijakan yang disetujui atau tidak disetujui, dan agenda rapat selanjutnya
- lampiran dokumen
Tips Membuat Minutes of Meeting
Pastikan MoM yang dibuat jelas dan dapat dipahami. Berikut tips yang bisa kamu aplikasikan.
Segera tulis isi pembicaraan
Jangan terlalu lama memikirkan apa yang hendak ditulis agar tidak lupa dengan isi pembicaraan.
Tanyakan hal-hal yang tidak jelas
Pembicaraan dalam rapat tidak jarang melantur. Minta klarifikasi terhadap keputusan yang diambil agar jelas.
Hanya tulis poin-poin penting
Cukup tulis keputusan dan tindakan yang penting saja. Namun jangan sampai ada yang kelewatan.
Lakukan revisi
Ulas kembali catatan yang sudah dibuat. Pastikan catatannya cukup jelas.
Contoh Minutes of Meeting
PROJECT CHECK-IN MEETING
January 21st, 2022
OBJECTIVE
Build a measurement strategy to track progress against department goals.
DEADLINES
Strategy must be ready by the end of Q1 2022.
ATTENDEES PRESENT
Sara Lawson
Steve Hillman
Tiana Avery
Lucas Branch
Tammy Kim
ATTENDEES ABSENT
Andy Carter
Larry Hill
PROGRESS UPDATE
1. Each department has collected KPIs to HR and Operational.
2. KPIs have been reviewed by HR and Operational. Feedback will be given soon directly to each department.
RISKS & OBSTACLES
1. KPIs provided have not measured each department’s achievement.
2. KPIs are not challenging enough compared to last year’s achievement.
NEXT STEPS
1. HR and Operational summarize and distribute feedback by January 25th, 2022.
2. Departments are expected to revise and provide measurement strategy by January 30th, 2022.
3. Measurement strategy will be signed by the first week of February 2022.
