Bahasa Inggris dengan specific purposes perlu dikuasai oleh pekerja dalam profesi tertentu, salah satunya adalah Customer Service. Materi ini amat berguna bagi mereka yang menempati posisi sebagai pelayanan pelanggan, di mana kemampuan bahasa Inggris menjadi kebutuhan wajib.
Seorang customer service harus mampu menguasai kemampuan berkomunikasi secara baik. Selain tampil sebagai ‘wajah’ perusahaan, posisi pelayanan pelanggan turut andil memberikan kepuasan dan umpan balik yang berguna bagi kelangsungan reputasi suatu perusahaan.
Maka dari itu, sebagai salah satu kompetensi yang diperlukan dalam berkomunikasi adalah kemampuan berbahasa Inggris sebagai salah satu bahasa internasional. Artikel kali ini akan membahas ungkapan-ungkapan dalam bahasa Inggris yang perlu dikuasai oleh seorang pelayanan pelanggan (customer service), agar membantu kinerja sehari-hari.
Pentingnya Bahasa Inggris bagi Customer Service
Dewasa ini, kemampuan bahasa Inggris menjadi alat berkomunikasi di dunia internasional yang penting sebagai sarana berinteraksi dalam ranah pribadi maupun profesional.
Wajar jika bahasa Inggris menyebar pada bidang-bidang dengan tujuan spesifik atau dikenal sebagai English for Specific Purposes (ESP). Salah satu ranting keilmuan dari materi tersebut adalah Bahasa Inggris untuk Komunikasi Bisnis (English for Business Communication) yang mana di dalamnya juga terdapat materi komunikasi pelayanan pelanggan (customer service).
Posisi pelayanan pelanggan ikut menjadi bagian dari industri komunikasi bisnis yang memerlukan kecakapan berbahasa, khususnya bahasa Inggris secara fasih. Bukan tidak mungkin, jika pelanggan atau customer ada yang merupakan penutur asli (native speaker).
Kemungkinan ini akan semakin besar apabila perusahaan sudah bergerak pada skala global, di mana akses produk maupun layanannya berada pada lingkup lintas negara maupun benua. Wajar jika akhirnya kompetensi bahasa Inggris dianggap krusial.
Dengan semakin majunya perkembangan zaman, teknologi serta media pendukung pelayanan pelanggan menjadi semakin canggih. Namun, untuk artikel kali ini, parameter yang digunakan terbatas pada pelayanan pelanggan yang didefinisikan secara umum saja, agar pembahasan menjadi lebih tepat guna dan tidak terlalu luas.
Pengertian Customer Service
Pelayanan pelanggan atau customer service merupakan upaya pelayanan terhadap pelanggan pada tahap sebelum, ketika, dan setelah transaksi (baik barang atau jasa) dilakukan.
Standar berbagai periode interaksi tersebut ditentukan oleh cara karyawan mengatur kinerja sesuai dengan spesifikasi kebutuhan masing-masing pelanggan. Pelayanan pelanggan mencakup upaya memprioritaskan hubungan yang perlu dibangun antara perusahaan, produk atau jasa yang ditawarkan, serta kebutuhan pelanggan.
Jika dilihat dari sudut pandang prosedur penjualan, pelayanan pelanggan memiliki peran yang sangat penting dalam mempertahankan pemasukan dan pendapatan.
Pelayanan pelanggan perlu untuk diikutsertakan dalam proses pengembangan sistemik yang berkelanjutan. Cukup dengan satu pengalaman pelayanan pelanggan saja, persepsi pelanggan dapat terbentuk (baik-buruknya persepsi tergantung pada satu pengalaman tersebut). Itulah gambaran pentingnya peran suatu pelayanan pelanggan.
Ungkapan Customer Service dalam Bahasa Inggris
Jika di atas sudah dibahas karakteristik dan spesifikasi dari pelayanan pelanggan atau customer service, sekarang akan beralih pada berbagai ungkapan berbahasa Inggris yang perlu dikuasai jika menempati posisi pelayanan pelanggan. Beberapa ungkapan tersebut dapat dilihat dalam tabel berikut.
| Kategori | Bahasa Inggris | Bahasa Indonesia |
| Menyapa – Greetings | Good morning / afternoon / evening. My name is…, how can I help you? | Selamat pagi / siang / sore. Nama saya…, ada yang bisa saya bantu? |
| Okay Mr. / Mrs., with whom am I speaking? | Baik Bapak / Ibu, dengan siapa saya berbicara? | |
| What was the nature of your session today? | Adakah yang dapat saya bantu pada sesi kali ini? | |
| Menunggu dan pengalihan (panggilan telepon) – Place on Holds and Transferring | Thank you for holding, Mr. / Mrs…. | Terima kasih sudah menunggu, Bapak / Ibu…. |
| Would you mind me if I place you on hold for sec? | Apakah Anda keberatan menunggu sejenak? | |
| I’ll transfer your call to the duty sections, please hold for a moment. | Saya akan mengalihkan Anda pada bagian yang bertugas, mohon tunggu sejenak. | |
| Do you need to be directed to somebody else, Mr. / Mrs.? | Apakah Anda ingin dialihkan pada orang lain, Bapak / Ibu? | |
| Menerima pesan – Receiving a message | He / She is not here, can I take the message? | Ia sedang tidak disini, bisakah saya menerima pesan? |
| And for whom is the message, Sir / Mam? | Untuk siapa pesannya, Bapak / Ibu? | |
| Percakapan umum – General Conversation | While I check it for you, from where are you calling me today, Sir / Mam? | Sembari saya memeriksanya, dari mana Anda menghubungi saat ini, Bapak / Ibu? |
| While I generate the thing, how’s the weather at your place today? | Selagi saya memprosesnya, bagaimana cuaca di tempat Anda sekarang? | |
| What do you have planned for the season? Would you mind if I recommend you our best product / service for that…? | Apa yang Anda rencanakan untuk musim ini? Apakah saya boleh merekomendasikan produk / jasa terbaik kami untuk itu…? | |
| Mengkonfirmasi rincian informasi – Confirming Details | Can you give me some of your details, Sir / Mam? | Bisakah Anda memberikan beberapa rincian, Bapak / Ibu? |
| May you tell me about the detail more? | Dapatkah Anda memberi tahu saya tentang detail-detail yang lain? | |
| Could I get the detail, Mr. / Mrs.? | Apakah Anda bisa menceritakan rinciannya, Bapak / Ibu? | |
| Can you please confirm your… for me, Sir / Mam? | Dapatkah Anda menyebutkan… Anda, Bapak / Ibu? | |
| Do you know the name of person with whom you talk to? | Apakah Anda tahu nama orang yang Anda ajak bicara? |
Itulah beberapa ungkapan yang umum digunakan pelayanan pelanggan atau customer service. Tentunya berbagai ekspresi di atas hanya sedikit contoh yang dapat ditampilkan.
Pastikan agar lebih banyak lagi mencari muatan-muatan kompetensi kebahasaan yang diperlukan guna menunjang kebutuhan profesional, salah satunya di Kursus Bahasa Asing Lister for Company.
