Kursus Business English – Menulis email bisnis adalah salah satu hal yang akan sering kamu lakukan saat bekerja. Sapaan yang digunakan dalam email bisnis tentu berbeda dengan email pribadi, yakni menggunakan formal greetings.
Tak hanya dalam email, sapaan formal dapat kamu gunakan untuk meeting atau pertemuan formal lainnya.
Formal Greetings
Formal greetings adalah sapaan formal atau resmi. Artinya sapaan yang digunakan dalam situasi formal, seperti pertemuan resmi, rapat, atau situasi profesional.
Menggunakan sapaan yang tepat termasuk dalam kemampuan berkomunikasi. Secara khusus, kali ini akan dibahas cara menyapa secara tertulis dalam email bisnis.
3 Jenis Formal Greetings
Ada tiga jenis sapaan dalam email formal, tergantung orang yang menerima.
Knowing the person well
Jenis yang pertama dapat digunakan jika kamu sudah mengenal penerima email dengan baik. Contohnya rekan kerja yang sudah lama dikenal.
Kamu dapat menggunakan nama depan secara langsung. Sapaan yang digunakan bisa lebih santai.
- Dear Austin
- Hi Bob
- Hello Tony
Knowing the person’s name
Sapaan ini dapat digunakan jika kamu tahu nama penerima, tetapi tidak mengenalnya dengan baik. Contohnya orang yang baru dikenal atau klien.
- Dear Mr. Hayes
- Dear Ms. Turner
- Dear Ms. Kelly Caine
- Dear Cindy Halle
Not knowing the person’s gender
Saat kamu mengetahui nama penerima tetapi tidak mengetahui gendernya, kamu dapat menggunakan sapaan yang bersifat netral. Kamu dapat menggunakan nama lengkap secara langsung, tanpa panggilan honorific.
Selain itu, kamu juga dapat menyebut jabatannya.
- Dear Robin Garcia
- To Jammie Williams
- To whom it may concern
- Dear Hiring Manager
- Dear IT Support Recruiter
- Dear XY Company Recruiter
Setelah sapaan, kamu dapat menggunakan ungkapan berikut yang sifatnya juga formal. Tujuannya adalah memperkenalkan diri dan mempersiapkan sebelum masuk ke inti pembicaraan.
- Allow me to introduce myself.
- I hope you’re doing well.
- Nice to meet you.
- I hope you’re having a great week.
- I hope you’re having a wonderful day.
- I hope this email finds you well.
Baca juga: Cara Mengirim Email Lamaran Kerja Bahasa Inggris
Hindari Greetings ini
The Balance Careers menjelaskan jenis-jenis greetings berikut ini sebaiknya dihindari dalam email atau surat formal.
Good day / Good morning / Good afternoon
Hindari menggunakan sapaan yang menggunakan waktu, karena kamu tidak tahu kapan penerima akan membaca email tersebut.
Hi / Hi there / Hey / Hey there
Sapaan ini terkesan seperti pesan chat, sehingga sebaiknya dihindari.
Tips Memilih Email Greeting
Menurut Indeed, ada beberapa tips yang bisa kamu lakukan untuk menentukan sapaan yang tepat dalam email.
1. Ketahui penerima
Hal yang paling penting adalah mengetahui penerima email. Jika kamu belum mengenal pihak penerima, kamu dapat menggunakan sapaan formal.
Jika kamu mengirim email kepada rekan kerja atau orang yang sudah lama dikenal, kamu dapat menggunakan sapaan yang lebih santai.
2. Pahami posisi pengirim dan penerima
Sebelum mengirim email, kamu harus memahami posisi kamu sebagai pengirim dan posisi penerima. Sebagai contoh, kamu mengirim proposal kerja sama kepada suatu lembaga. Maka kamu harus memperkenalkan diri terlebih dahulu.
Berbeda halnya jika kamu ingin menyetujui proposal yang disampaikan pihak lain. Kamu dapat menyampaikan pembicaraan secara langsung.
3. Faktor lainnya
Dalam mengirimkan email, ada faktor lain yang perlu kamu pertimbangkan. Misalnya kamu mengirim email ke beberapa orang sekaligus, tentu sapaan yang kamu gunakan berbeda.
Selain itu kamu perlu mempertimbangkan jika mengirim email ke luar negeri. Cari tahu jika kamu perlu menggunakan honorific khusus sesuai kebiasaan setempat.
Greetings untuk Email Balasan
Sementara itu untuk follow-up email, kamu dapat menggunakan sapaan yang singkat dan lugas. Berikut contohnya.
- Great to hear from you!
- Thanks for the update!
- I appreciate your quick response
- Thanks for getting in touch!
- Thank you for your help.
- It’s great to hear from you.
Kursus Business English, Mulai Sukses Kariermu di Sini
Kosakata yang digunakan dalam dunia bisnis dan pekerjaan tentu berbeda dengan percakapan sehari-hari. Agar kamu semakin percaya diri, ikuti Kursus Business English di Lister.
Sejumlah alumni Lister terbukti merasakan bagaimana kursus di Lister mendukung karier mereka. Cari tahu pengalaman mereka di sini.
Kamu dapat memilih jumlah kelas sendiri, bahkan tutor dan kelas pengganti. Selain itu, dapatkan Garansi Skor untuk kelas tertentu.
Gunakan kode promo BLOGLISTER10 untuk mendapatkan diskon 10 persen, minimal pembelian kelas seharga satu jutaan (maksimal diskon Rp500 ribu). Daftar sekarang!
