Lister – Kita semua tentu paham bahwa pekerjaan sekretaris merupakan pekerjaan yang berkaitan dengan banyak hal, banyak bidang, banyak departemen dalam satu kantor, dan banyak orang.
Utamanya, kepada para vendor, kolega, dan customer perusahaan. Bila produk perusaahannya sudah diekspor ke negara lain, atau produknya menggunakan bahan baku yang diimpor dari negara lain, maka seorang sekretaris sangat perlu membekali dirinya dengan kemampuan Bahasa Inggris.
Apalagi sekretaris merupakan ‘bayangan’ atau tangan kanan dari atasannya. Dia merupakan duplikasi atau representasi atasan dan perusahaan tempat dia bekerja. Bagi anda yang bekerja sebagai sekretaris, tentu anda memahami hal ini.
Dan bila anda menyadari, anda memiliki kekurangan dalam penguasaan Bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan, tak ada salahnya bila anda mengikuti kursus English for secretary. Demi kelancaran pekerjaan dan image perusahaan dan atasan anda.
Materi Kursus English For Secretary
- Receiving and making a phone call and making an appointment
Tentunya, dalam materi ini, anda akan dibimbing caranya menerima dan melakukan telepon untuk berbagai kepentingan. Seperti: menelpon dan menyambungkan telepon antara atasan dengan kolega atau rekan satu kantor, melakukan pemesanan tiket, hotel, dan akomodasi lain di luar Indonesia via telepon, dan melakukan telepon untuk mengatur jadwal kerja atasan dengan berbagai pihak terkait yang mengharuskan penggunaan bahasa inggris.
- Making business plan
Sebagai sekretaris, anda juga diminta untuk memberikan berbagai solusi atau alternatif penyelesaian pekerjaan agar lebih efektif. Salah satunya membuat business plan. Baik dari segi memberikan saran dan menggabungkan beberapa saran dari pihak lain ke dalam satu dokumen tertulis, proses kerjanya, sampai timeline pengerjaan rencana bisnis tersebut.
- Making travelling
Sebagai sekretaris, selain mengatur perjalanan dinas atasan, anda juga akan kerap ditugaskan melakukan perjalanan dinas mewakili atasan anda. Nah, kemampuan bahasa inggris sangat diperlukan, bukan hanya untuk mempersiapkan akomodasi anda selama di sana, tetapi juga membuat rencana kerja dengan kolega anda di luar negeri.
- English Correspondence
Tugas utama seorang sekretaris adalah membuat korespondensi dengan berbagai pihak. Baik internal maupun eksternal. Baik dengan vendor dalam negeri maupun vendor luar negeri. Pemilihan kosa kata dan tata bahasa yang tepat, sangat dibutuhkan dalam proses korespondensi ini. Agar pesan yang ingin disampaikan atasan atau perusahaan anda bisa diterima dengan jelas oleh pihak penerima.
- Professional image of a secretary
Pekerjaan sekretaris termasuk dalam pekerjaan yang berkelas. Anda tidak bisa bersikap layaknya admin atau karyawan pada umumnya. Anda menjadi representasi atasan dan perusahaan anda. Oleh karena itu, anda harus memberikan kesan professional dalam setiap komunikasi anda dengan berbagai pihak.
- Interpersonal communication in English (oral and written)
Bahasa inggris yang benar, jelas, padat, dan tepat harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Baik secara lisan maupun tulisan. Karena anda merupakan jembatan penghubung antara atasan dan perusahaan anda dengan pihak luar atau pihak eksternal.
- Administrative office procedures
Setiap pekerjaan memiliki yang namanya standart operating procedure. Tujuannya, agar pekerjaan bisa dilakukan sesuai dengan standar yang sudah diterapkan oleh perusahaan. Setiap perusahaan memiliki standarnya masing – masing. Penentuan SOP tidak semudah membalikkan tangan, perlu proses penyusunan yang serius, karena nantinya akan dijadikan pedoman dalam bekerja seluruh karyawan. Termasuk pekerjaan sebagai sekretaris.
Ada standar administrasi dan tata etika yang harus dikuasai oleh seorang sekretaris, mengingat pekerjaan seorang sekretaris yang cukup banyak dan kompleks. Tanpa standar prosedur yang benar, maka banyak pekerjaan yang akan terbengkalai.
- Case Study
Dalam kursus English for secretary, anda tidak hanya akan diberi materi dalam bentuk teori yang harus anda pahami saja, tetapi juga akan diberi beberapa studi kasus untuk dipelajari dan anda coba. Seru, bukan?
- Customer service skill
Sekretaris bukan hanya melayani atasan dan perusahaan, tetapi juga melayani semua pihak yang bekerja sama dengan perusahaan, termasuk customer. Ada waktu di mana anda harus menghadapi customer, dan karena pelanggan adalah raja, maka wajib hukumnya untuk memperlakukan mereka dengan sangat baik dan profesional.
- Personal development: formulating a personal action plan
Tugas sekretaris itu terbagi dalam 2 garis besar: mengerjakan pekerjaannya dan mengerjakan pekerjaan atasannya. Karena banyaknya pekerjaan yang harus dikerjakan, seorang sekretaris perlu membuat perencanaan kerja yang tepat setiap harinya.
Tentu saja, perencanaan ini tidak hanya berkaitan dengan pihak internal perusahaan, tetapi juga dengan pihak eksternal perusahaan. Oleh karena itu, anda membutuhkan yang namanya kemampuan English for secretary.
- Table manners in practice
Yup! Seorang sekeretaris juga akan sering dihadapkan dengan berbagai acara seperti meeting dengan pihak eksternal, gathering, training, dan kegiatan lainnya. Table manners merupakan salah satu yang harus dipahami oleh seorang sekretaris. Kehormatan anda dan perusahaan akan dilihat dari sikap anda selama berada di balik meja perjamuan.
- Case Simulation
Teori dan studi kasus saja tidak akan cukup untuk membuat anda menguasai English for secretary secara sempurna, oleh karena itu lembaga kursus akan menyempurnakannya dengan membuat beberapa kasus simulasi. Mulai dari menerima tamu, menyiapkan perjalanan dinas, filling documents, dan berbagai hal lain yang akan dikerjakan dan dihadapi oleh seorang sekretaris sehari-hari.
Kelebihan Mengikuti Kursus English for Secretary
- Anda akan semakin percaya diri dalam menghadapi siapapun dan di manapun. Karena memang pekerjaan anda adalah bertemu banyak orang dan mengunjungi banyak tempat. Dengan kemampuan English for secretary yang mumpuni, anda akan jadi jauh lebih tenang dan percaya diri.
- Akan mempermudah pekerjaan anda, karena anda mengerjakannya dengan jauh lebih efektif dan efisien. Peran komunikasi sangat tinggi dalam proses pekerjaan. Semakin jelas proses komunikasi yang dilakukan, maka akan semakin cepat pekerjaan anda selesai. Itulah mengapa anda perlu mengikuti kursus English for secretary.
- Meningkatkan professional image di mata atasan, rekan kerja, kolega, dan pihak eksternal. Anda pasti paham, bahwa kemampuan dan kemahiran komunikasi seseorang, menentukan tingkat kecerdasan, pendidikan, wawasan, dan status sosial orang tersebut. Nah, lembaga kursus English for secretary, akan meningkatkan derajat anda sebagai sekretaris yang profesional dan tentunya high class! Hmm… bisa-bisa gaji anda bertambah tiap bulan, bukan tiap tahun.
Itu tadi beberapa pembahasan mengapa mengikuti kursus English for secretary itu sangat penting bagi para sekretaris pada masa sekarang ini. Semoga artikel ini bermanfaat untuk anda.
