Membuat teks bahasa Inggris untuk urusan bisnis membutuhkan kecakapan, karena ada banyak istilah dan teknik berkomunikasi yang harus dikuasai. Salah satunya adalah menulis inquiry response email.
Business email yang satu ini dapat membantu penjualan barang atau jasa. Maka dari itu, penting menggunakan kata-kata yang tepat agar dapat mempersuasi calon konsumen.
Apa itu inquiry response email?
Sebelumnya, perlu dipahami pengertian inquiry email. Inquiry email adalah email yang dikirim untuk menanyakan informasi.
Business inquiry email dikirimkan kepada perusahaan untuk menanyakan informasi tentang barang atau jasa yang dijual.
Sementara itu inquiry response email adalah balasan atas inquiry email tersebut. Perusahaan membalas dan menjelaskan informasi yang diminta.
Tujuan email balasan ini adalah memberikan informasi yang diminta. Perusahaan dapat mengatur meeting atau mengirimkan sample product.
Inquiry response email dapat membuka peluang terhadap konsumen atau kerja sama baru. Email ini dapat menimbulkan kesan pertama yang baik dan menjadi touchpoint pertama konsumen.
Tujuan inquiry response email
Klien, konsumen, atau perusahaan yang mengirimkan inquiry email sudah menunjukkan ketertarikan mereka terhadap bisnis atau produk perusahaan tersebut.
Artinya perusahaan ini menawarkan kesempatan bisnis yang berharga. Klien, konsumen, dan perusahaan lain ingin menjadi bagian dari konsumen atau partner kerja sama.
Maka dari itu, penting membuat inquiry response email yang baik untuk menyambut potensi kerja sama ini.
Struktur inquiry response email
Perhatikan masing-masing bagian email balasan ini beserta tipsnya masing-masing.
Opening
Bagian pembuka harus menunjukkan sikap menghargai atas inquiry email yang sebelumnya dikirimkan. Sampaikan terima kasih atas ketertarikan mereka.
- Thank you for your inquiry regarding our product or service.
- Thank you for your interest in our product or service.
- It was a pleasure to receive your inquiry about the product of our company.
Body
Kamu dapat menyampaikan informasi sesuai yang diminta pengirim. Sampaikan secara lugas tanpa terlalu banyak basa-basi.
Sebutkan apa saja dan berapa banyak yang kamu lampirkan. Kamu dapat melampirkan link atau brosur perusahaan. Jelaskan pula isi lampiran tersebut.
- According to your inquiry, we have enclosed ___.
- To address your request, here are ___.
- In addition to the information above, we also attached ___.
- You can find some relevant items below.
Closing
Terakhir, ungkapkan sikap terbuka. Sampaikan kamu menunggu komunikasi lebih lanjut. Tunjukkan bahwa kamu antusias, sehingga calon konsumen merasa diterima.
Kamu juga dapat menyarankan meeting atau phone call. Sertakan kontak yang dapat dihubungi.
Ungkapkan harapan akan ada kelanjutan komunikasi atau kerja sama. Hal ini dapat memberikan kesan yang baik bagi pembaca.
- I hope you are satisfied with the information above.
- In case you would like to have more information, we are happy to arrange a call and a meeting for our further discussion on this matter.
- We also look forward to welcoming you to our office for a better understanding between us.
- Should there be any further inquiries, please do not hesitate to contact us.
- If you require further information, feel free to contact me.
- It would be my pleasure to know how much we can assist you.
Tips menulis inquiry response email
- Sesuaikan jawaban dengan permintaan pengirim. Pastikan menyampaikan informasi yang tepat dan lengkap sesuai dengan pertanyaan.
- Jawab sesegera mungkin, agar meninggalkan kesan baik bagi calon konsumen.
- Jelaskan isi lampiran secara ringkas. Misalnya kamu mengirimkan brosur, jelaskan isi brosur tersebut karena tidak semua orang suka membuka lampiran.
- Tulis informasi secara ringkas dan tidak berlebihan, agar tidak membingungkan pembaca.
Contoh inquiry response email
Dear Anindita,
I truly appreciate that you took the time to inquire about our project management software. As requested, I’ve attached a document detailing several different case studies of clients who have used our product to great success. We also regularly update this page with use cases and client testimonials.
I hope that you find this information helpful. If you have any questions regarding these case studies or would like further details about our subscription plans, please get in touch. In addition, I’d be happy to respond to any other queries that you might have.
Best regards,
William Cash
Marketing Director
Plus One Inc.
Kursus Business English, untuk Karier di Kancah Global!
Kosakata yang digunakan dalam dunia bisnis dan pekerjaan tentu berbeda dengan percakapan sehari-hari. Agar kamu semakin percaya diri, ikuti Kursus Business English di Lister.
Di sini kamu akan belajar bersama tutor-tutor ahli dan berpengalaman. Cari tahu kisah dan pengalaman mereka di sini.
Kamu dapat memilih jumlah pertemuan sendiri sesuai kebutuhan. Daftar sekarang!
