Menulis email adalah salah satu keterampilan penting dalam komunikasi bisnis. Salah satu jenis email yang sering ditulis adalah follow-up email.
Follow-up email bertujuan mendesak balasan atau tindakan. Namun penulisannya tetap harus memperhatikan etika agar dapat menjaga hubungan baik.
Apa itu follow-up email?
Follow-up email adalah email yang dikirim kepada penerima yang sebelumnya sudah pernah dihubungi. Tujuannya adalah mengingatkan atau meminta balasan atas email sebelumnya.
Terdapat beberapa alasan mengirimkan business email yang satu ini, berikut beberapa contohnya.
- Mengingatkan akan email sebelumnya yang belum dibalas.
- Meminta jawaban atau keputusan.
- Mengingatkan acara yang akan datang.
Tips menulis follow-up email
Menulis email yang satu ini tidak dapat dilakukan secara terburu-buru. Pengirim harus memahami situasi penerima, serta tetap menjaga hubungan baik.
Menunggu balasan email memang meresahkan, tetapi bukan berarti kamu boleh bersikap kasar.
Tunggu tiga hari
Tiga hari adalah waktu yang tepat untuk mengirim ulang email. Satu hari terlalu cepat, sedangkan satu minggu terlalu lama.
Sampaikan call-to-action yang jelas
Kata-kata penutup seperti “I’d love to hear back from you” atau “I hope we can catch up soon” tidak terlalu jelas, sehingga tidak mengundang tindakan lebih lanjut dari penerima.
Kamu dapat mengubahnya menjadi “Can you return all feedback on the initial proposal by next Tuesday?” Kata-kata ini akan lebih mendesak penerima untuk merespons, sehingga meningkatkan reply rate atau response rate.
Hindari mengirim ulang email yang sama persis
Email yang sama persis justru berpotensi membuat kamu dianggap sebagai spam. Hindari juga melakukan forward email pertama. Sebagai gantinya, buat email subject dan isi yang baru.
Perhatikan email subject
Email subject adalah hal penting, karena merupakan bagian pertama yang dibaca penerima. Hindari menulis subject seperti “Re: Our meeting last week” atau “Follow-up: Our phone call“.
Subject seperti ini akan membuat email kamu semakin diabaikan. Penerima akan merasa disalahkan karena belum membalas.
Tulis subject sesuai dengan pokok pembahasan. Contohnya, “Feedbacks on campaign project proposal“.
Ingatkan tentang email sebelumnya
Kamu dapat memberitahu penerima bahwa kamu sebelumnya sudah pernah mengirimkan email. Namun hindari bersikap terlalu lugas seperti “This is a follow-up to an email I sent you last week.”
Kamu dapat mengubahnya dengan kata sapaan terlebih dahulu. Kemudian sampaikan call-to-action yang kamu inginkan secara langsung.
Contohnya, “I hope you’re having a great week. Did you get a chance to look over the contract I sent last Friday?”
Buat singkat
Salah satu kemungkinan orang tidak membalas email adalah sedang sibuk. Buat email follow-up sesingkat mungkin, maksimal 2-3 paragraf.
Email tersebut harus memiliki tambahan informasi, tidak sekadar mengulang email pertama. Jelaskan keuntungan bagi mereka jika segera membalas.
Contoh follow-up email
Hello Anindita,
Hope your week is going well. It was great to hear about your new campaign project on our last call. I think The Great Wave Company can help you design the social media campaign.
I’d love the opportunity to tell you a few of my ideas over a 15-minute call. Are you free this Tuesday? If so, feel free to book some time on my calendar: [Link].
Thanks,
William
Kursus Business English, untuk Karier di Kancah Global!
Kosakata yang digunakan dalam dunia bisnis dan pekerjaan tentu berbeda dengan percakapan sehari-hari. Agar kamu semakin percaya diri, ikuti Kursus Business English di Lister.
Di sini kamu akan belajar bersama tutor-tutor ahli dan berpengalaman. Cari tahu kisah dan pengalaman mereka di sini.
Kamu dapat memilih jumlah pertemuan sendiri sesuai kebutuhan. Daftar sekarang!
