Analisis kebutuhan pelatihan bahasa Inggris dimulai dengan menentukan tugas komunikasi yang harus dilakukan karyawan, memeriksa kemampuan saat ini, lalu menetapkan kesenjangan yang perlu ditangani. Hasil akhirnya bukan sekadar daftar nama peserta, melainkan dasar untuk memilih materi, bentuk latihan, dan ukuran keberhasilan.
Misalnya, tim purchasing membutuhkan bantuan untuk meminta klarifikasi penawaran pemasok. Programnya perlu membahas cara merumuskan pertanyaan dan memastikan detail transaksi dipahami, bukan otomatis berfokus pada presentasi.
Panduan ini membantu HR dan tim Learning & Development menyusun analisis tersebut melalui langkah praktis, contoh kuesioner, serta brief pelatihan. Seluruh contoh perusahaan, matriks, dan format kerja di bawah merupakan ilustrasi, bukan laporan hasil program atau studi kasus klien Lister.
Apa yang Perlu Dihasilkan dari Analisis Kebutuhan?
Dalam panduan pengembangan pembelajaran, CIPD menyarankan organisasi mengenali kebutuhan kemampuan saat ini dan mendatang, kemudian membandingkannya dengan kemampuan yang sudah tersedia. Pemeriksaan dapat mencakup organisasi, tim, dan individu. CIPD
Untuk persiapan pelatihan bahasa Inggris, terapkan prinsip tersebut pada pertanyaan yang konkret: siapa yang menggunakan bahasa Inggris, untuk tugas apa, bagian mana yang belum dikuasai, dan bukti apa yang akan menunjukkan perbaikan?
Bedakan pula cakupannya. CIPD membedakan learning needs analysis yang berlangsung berkelanjutan dengan training needs analysis yang berfokus pada kebutuhan suatu kegiatan pelatihan. Artikel ini berfokus pada analisis untuk merancang program bahasa Inggris tertentu. CIPD
Sebagai hasil kerja, siapkan ringkasan peserta sasaran, tugas komunikasi prioritas, kemampuan awal, target pembelajaran, serta rencana evaluasi. Gunakan ringkasan itu untuk membahas program dengan manajer terkait dan calon penyedia pelatihan.
Cara Melakukan Analisis Kebutuhan Pelatihan Bahasa Inggris
1. Mulai dari tugas komunikasi, bukan nama kelas
Alih-alih langsung meminta “kelas Business English”, tuliskan aktivitas yang perlu dilakukan tim. Sebagai contoh, staf purchasing harus meminta revisi penawaran, sedangkan tim proyek perlu menjelaskan keterlambatan pekerjaan dalam rapat.
Uraikan tugas tersebut sampai dapat diamati. “Mampu berkomunikasi dengan pemasok” masih terlalu luas. Rumusan yang lebih konkret adalah “mampu menulis email yang meminta konfirmasi spesifikasi, jumlah barang, dan waktu pengiriman”.
Tanyakan juga kapan keterampilan itu akan digunakan. Kebutuhan untuk proyek yang segera dimulai dapat menjadi pertimbangan berbeda dari kebutuhan pengembangan jangka panjang.
Pada tahap ini, jangan menetapkan durasi kelas terlebih dahulu. Catat pekerjaan yang ingin diperbaiki dan kelompok yang mengerjakannya, lalu gunakan informasi tersebut untuk membahas kebutuhan belajar.
2. Periksa apakah masalahnya benar-benar terkait bahasa
Bayangkan balasan kepada pemasok selalu terlambat. Penyebabnya belum tentu kemampuan menulis bahasa Inggris. Dalam situasi ilustratif, staf mungkin sudah dapat menulis email, tetapi harus menunggu persetujuan harga.
Bandingkan penjelasan karyawan, masukan atasan, dan contoh pekerjaan. Jika hambatannya terletak pada pemilihan ungkapan atau pemahaman pesan, pelatihan bahasa layak dipertimbangkan. Jika hambatannya adalah alur persetujuan yang tidak jelas, catat kebutuhan perbaikan proses secara terpisah.
CIPD juga menekankan agar organisasi mempertimbangkan berbagai cara memenuhi kebutuhan, bukan langsung menganggap kursus sebagai jawabannya. CIPD
Gunakan hasil pemeriksaan ini untuk membatasi ruang lingkup. Pelatihan dapat membantu penyusunan pesan, tetapi jangan menjanjikan bahwa kelas bahasa akan menyelesaikan seluruh keterlambatan operasional.
3. Gabungkan tes kemampuan dengan contoh tugas kerja
Panduan perancangan Business English dari British Council membedakan pemeriksaan kemampuan peserta saat ini dengan analisis tuntutan bahasa dalam pekerjaannya. Keduanya diperlukan untuk menentukan arah program yang relevan. Teaching English
Untuk menerapkannya, padukan asesmen bahasa dengan tugas sederhana yang menyerupai pekerjaan. Pada contoh purchasing, peserta dapat diminta menulis email untuk melengkapi penawaran pemasok yang masih kurang jelas.
Siapkan informasi yang sama untuk semua peserta. Misalnya, penawaran belum menyebut lokasi pengiriman dan masa berlaku harga. Lihat apakah peserta dapat meminta kedua informasi tersebut dengan jelas.
Catat pula bantuan yang diperbolehkan: apakah peserta boleh memakai kamus, template, atau alat penyuntingan? Terapkan kondisi yang konsisten ketika membandingkan hasil.
Jangan menggunakan penilaian diri sebagai satu-satunya bukti. Pernyataan “saya kurang percaya diri” berguna untuk diskusi, tetapi belum menjelaskan bagian tulisan atau percakapan yang perlu dilatih.
4. Tentukan prioritas menggunakan matriks kebutuhan
Setelah memperoleh informasi awal, susun matriks yang menghubungkan tugas, kesulitan, dan fokus latihan. Berikut contoh ilustratif, bukan kurikulum yang harus diterapkan pada setiap perusahaan.
| Tim | Tugas komunikasi | Temuan dari contoh pekerjaan | Fokus latihan yang diusulkan |
|---|---|---|---|
| Purchasing | Meminta kelengkapan penawaran | Pertanyaan belum menyebut detail yang perlu dikonfirmasi | Menulis permintaan klarifikasi dan tindak lanjut |
| Sales | Menjelaskan produk kepada calon klien | Penjelasan fitur belum terhubung dengan kebutuhan pelanggan | Menjelaskan manfaat dan menjawab pertanyaan |
| Tim proyek | Menyampaikan perkembangan pekerjaan | Pembaruan status belum menjelaskan tindakan berikutnya | Menyusun laporan lisan dan mengonfirmasi tanggung jawab |
Untuk memilih prioritas, pertimbangkan frekuensi penggunaan, urgensi pekerjaan, dan bukti kesulitan yang ditemukan. Jangan hanya memilih materi yang paling banyak disukai dalam survei.
Misalnya, keinginan belajar presentasi dapat dicatat sebagai kebutuhan pengembangan. Namun, bila pekerjaan mendesak tim adalah memperjelas korespondensi pemasok, latihan email dapat ditempatkan lebih awal.
Bila kemampuan awal peserta berbeda, diskusikan pengelompokan dengan pengajar. Jangan menganggap satu departemen otomatis memiliki kebutuhan dan titik awal yang seragam.
5. Rumuskan target yang dapat diperiksa
Ubah target “meningkatkan kemampuan bahasa Inggris” menjadi hasil komunikasi yang dapat dievaluasi.
Untuk contoh purchasing, targetnya dapat dirumuskan sebagai berikut:
Peserta mampu menulis email klarifikasi penawaran yang menyebut informasi yang belum tersedia, mengajukan pertanyaan secara jelas, dan menjelaskan tindak lanjut yang diharapkan.
Sebagai rancangan penilaian internal, periksa kelengkapan isi, kejelasan permintaan, kesesuaian bahasa, dan tingkat bantuan yang masih diperlukan. Kriteria ini merupakan contoh kerja, bukan instrumen penilaian terstandar.
Sepakati bersama pengajar seperti apa hasil yang dianggap memenuhi kebutuhan. Kalimat yang lebih panjang belum tentu lebih baik jika permintaan utamanya justru sulit ditemukan.
Untuk menambah bahan diskusi pada kebutuhan korespondensi, gunakan panduan menulis follow-up email dalam bahasa Inggris. Pilih bagian yang relevan dengan tugas tim, bukan menjadikannya pengganti asesmen.
Contoh Kuesioner Kebutuhan Pelatihan Bahasa Inggris
Gunakan pertanyaan berikut sebagai bahan awal wawancara atau formulir. Sesuaikan istilahnya dengan pekerjaan peserta.
| Pertanyaan | Informasi yang ingin diperoleh |
|---|---|
| Dalam tugas apa Anda menggunakan bahasa Inggris, dan dengan siapa? | Situasi komunikasi serta lawan bicara |
| Seberapa sering tugas tersebut dilakukan? | Frekuensi penggunaan |
| Bagian mana yang paling sulit? Berikan satu contoh. | Kesulitan yang dapat ditelusuri |
| Bantuan apa yang biasanya digunakan untuk menyelesaikannya? | Ketergantungan pada template, alat, atau rekan kerja |
| Adakah tugas baru yang akan membutuhkan bahasa Inggris? | Kebutuhan mendatang |
| Kemampuan apa yang ingin dapat dilakukan secara lebih mandiri? | Harapan peserta |
| Waktu dan kondisi belajar seperti apa yang memungkinkan? | Batasan pelaksanaan program |
Hindari berhenti pada jawaban seperti “sulit speaking”. Tanyakan situasi yang dimaksud: menjelaskan masalah, menjawab pertanyaan spontan, atau meminta lawan bicara mengulangi informasi.
Bandingkan jawaban peserta dengan kebutuhan yang disampaikan atasan. Jika keduanya berbeda, bahas alasannya sebelum memutuskan materi.
Jelaskan pula penggunaan hasil survei dan batasi aksesnya kepada pihak yang berkepentingan. CIPD mengingatkan bahwa data kesenjangan kemampuan individu dapat bersifat sensitif sehingga kerahasiaannya perlu dijaga. CIPD
Untuk materi latihan, gunakan dokumen yang sudah disamarkan atau skenario buatan. Jangan memasukkan identitas pelanggan, harga rahasia, atau informasi kontrak yang tidak perlu dibagikan.
Ubah Hasil Analisis Menjadi Brief Pelatihan
Setelah prioritas disepakati, rangkum kebutuhan menjadi brief yang dapat dipakai saat meminta penawaran. Tidak perlu langsung menyusun silabus lengkap sebelum berdiskusi dengan pengajar.
Berikut contoh brief untuk situasi purchasing:
Perusahaan membutuhkan pelatihan bahasa Inggris bagi staf purchasing yang berkomunikasi dengan pemasok luar negeri. Fokus awal adalah menulis permintaan klarifikasi dan tindak lanjut penawaran. Contoh tugas awal menunjukkan bahwa sebagian pesan belum menyebut informasi yang harus dikonfirmasi. Kami menginginkan latihan berbasis situasi kerja, koreksi tulisan, serta evaluasi menggunakan tugas yang sebanding sebelum dan setelah program. Pengelompokan peserta dan durasi akan dibahas berdasarkan asesmen awal.
Lengkapi brief tersebut dengan jumlah calon peserta, lokasi kerja, pilihan jadwal, format pertemuan, serta batas anggaran yang telah disetujui. Pisahkan kebutuhan wajib dari preferensi agar pembahasan penawaran lebih jelas.
Minta calon penyedia menjelaskan hubungan antara kebutuhan dan rancangan materi. Jika program mengalokasikan banyak sesi untuk presentasi, misalnya, tanyakan relevansinya dengan prioritas menulis email yang sudah disepakati.
Bahas juga siapa yang memeriksa tugas, bentuk laporan perkembangan, dan apa yang dilakukan bila kebutuhan peserta ternyata berbeda setelah kelas dimulai.
Rencanakan Evaluasi Sebelum Program Berjalan
Gunakan target yang sama untuk merancang evaluasi. Pada contoh purchasing, buat tugas awal dan tugas akhir yang setara tingkat kesulitannya, tetapi tidak menggunakan isi yang persis sama.
Periksa apakah peserta sekarang menyebut informasi yang sebelumnya terlewat, menyusun permintaan lebih jelas, dan membutuhkan lebih sedikit bantuan. Simpan contoh hasil kerja agar perubahan dapat dibahas secara konkret.
Pisahkan catatan kehadiran dari hasil belajar. Kehadiran menjelaskan partisipasi dalam kelas; contoh tugas memperlihatkan kemampuan yang digunakan. Keduanya berguna, tetapi menjawab pertanyaan berbeda.
Setelah peserta kembali bekerja, mintalah pengamatan atasan terhadap tugas yang disepakati. Hindari menyimpulkan keberhasilan hanya dari kepuasan peserta pada akhir kelas.
Jika waktu respons pemasok membaik, periksa pula perubahan lain. Misalnya, perusahaan mungkin sekaligus memperbaiki alur persetujuan. Dalam keadaan tersebut, jangan menganggap seluruh perbaikan sebagai hasil pelatihan bahasa.
Tetapkan waktu peninjauan bersama HR, manajer, dan penyedia. Gunakan temuannya untuk memutuskan apakah materi perlu dilanjutkan, dipersempit, atau diubah.
FAQ Analisis Kebutuhan Pelatihan Bahasa Inggris
Apakah placement test saja sudah cukup?
Belum untuk merancang kebutuhan pekerjaan secara lengkap. Gunakan hasil tes untuk memahami kemampuan bahasa awal, lalu hubungkan dengan tugas komunikasi yang diperlukan. Panduan British Council juga menempatkan pemeriksaan kemampuan dan kebutuhan profesional sebagai bagian yang saling melengkapi. Teaching English
Siapa yang sebaiknya dilibatkan?
Untuk menjalankan format dalam artikel ini, libatkan HR sebagai koordinator, atasan yang memahami standar pekerjaan, calon peserta, dan pengajar yang membantu memeriksa kemampuan bahasa. Tetapkan siapa yang menyetujui prioritas agar hasil diskusi tidak berhenti sebagai daftar usulan.
Bagaimana jika perusahaan belum memiliki tes bahasa internal?
Mulailah dengan pemetaan tugas dan pengumpulan contoh pekerjaan yang aman dibagikan. Setelah itu, diskusikan asesmen yang sesuai dengan penyedia pelatihan. Jangan menetapkan level resmi hanya berdasarkan survei kepercayaan diri atau penilaian singkat yang belum memiliki dasar.
Apakah semua karyawan harus mengikuti materi yang sama?
Jangan memutuskannya sebelum melihat kebutuhan dan kemampuan awal. Gunakan matriks untuk menemukan bagian yang dapat dipelajari bersama dan bagian yang membutuhkan latihan berbeda. Kesamaan jabatan tidak harus menjadi satu-satunya dasar pengelompokan.
Siapkan Program Bahasa Inggris yang Sesuai Kebutuhan Tim
Halaman Kelas Korporasi Lister mencantumkan kurikulum yang disesuaikan dengan kebutuhan industri serta pilihan pembelajaran online, offline, dan hybrid. Pilihan Business English mencakup percakapan, presentasi, dan penulisan bisnis. Lister.co.id
Alur programnya meliputi konsultasi kebutuhan, penawaran rancangan pelatihan, pelaksanaan, pelaporan hasil belajar, dan evaluasi. Lister.co.id
Gunakan hasil analisis Anda untuk mendiskusikan pelatihan bahasa Inggris untuk tim perusahaan bersama Lister. Siapkan profil peserta, tugas komunikasi prioritas, contoh kesulitan, dan batasan jadwal agar pembahasan program berangkat dari kebutuhan yang konkret.
