Salah satu metode komunikasi yang umum dilakukan dalam dunia bisnis adalah melalui telepon, atau disebut dengan business telephoning. Percakapan yang dilakukan melalui telepon ini biasanya bersifat urgen, sehingga singkat dan informatif.
Bagaimana melakukan business telephoning dengan efektif dan profesional? Ikuti tipsnya.
Business Telephoning
Business telephoning adalah komunikasi yang dilakukan melalui telepon untuk membicarakan urusan bisnis. Bagi orang yang tidak terbiasa berbicara secara langsung, terlebih kepada orang asing, business telephoning bisa jadi menantang.
Tips Melakukan Business Telephoning
Saat menelepon untuk urusan bisnis atau kepada instansi resmi, sebaiknya ikuti etiket ini.
Tetapkan tujuan menelepon
Sebelum memulai telepon, tetapkan tujuanmu. Contohnya apakah kamu hendak menanyakan sesuatu, membahas kelanjutan suatu proyek, atau menyampaikan gagasan baru?
Buat rincian telepon
Salah satu persiapan yang dapat dilakukan adalah menulis hal-hal yang hendak dibahas saat bertelepon. Dengan begitu, kamu tidak lupa saat mulai menelepon.
Cari tahu siapa penerima telepon
Jika saat ini adalah pertama kalinya kamu menelepon orang tersebut, sebaiknya cari tahu terlebih dahulu. Kamu dapat mencari media sosial atau profil LinkedIn-nya.
Lugas
Setelah menyampaikan salam, langsung sampaikan intinya. Dengan begitu pihak penerima merasa tidak buang-buang waktu. Namun jangan lupa untuk tetap bersikap ramah.
Tanyakan pertanyaan terbuka
Pertanyaan terbuka akan memancing diskusi. Dengan begitu, kamu akan mendapat jawaban yang diinginkan.
Mendengarkan
Jangan memotong pembicaraan pihak penerima. Kemudian sampaikan tanggapanmu setelah mereka selesai berbicara.
Tanyakan hal yang tidak diketahui
Wajar jika kamu tidak mengetahui segala hal. Kamu dapat menanyakan hal yang tidak diketahui dan meminta penjelasan.
Basa-basi
Jika kamu sudah cukup akrab dengan penerima telepon, kamu dapat menyisipkan small talk agar tidak terlalu kaku.
Business Telephoning Vocabulary
Vocabulary apa saja yang biasanya dipakai saat menelepon untuk urusan bisnis? Kamu dapat menguasai kosakata dasar berikut ini.
Taking a call (mengangkat telepon)
- This is [business/company name], [name] speaking. How can I help you? – Ini [perusahaan], dengan [nama]. Ada yang bisa saya bantu?
Making a call (menelepon)
- Hello, this is [name] from [company name]. – Halo, saya [nama] dari [perusahaan].
Giving the reason (alasan menelepon)
- I’d like to talk to [name]. – Saya ingin berbicara dengan [nama].
- Could I speak to [name], please? – Bisakah saya berbicara dengan [nama]?
- I’d like to discuss about this matter. – Saya ingin mendiskusikan hal ini.
Trying to connect the caller (menghubungkan)
- I’ll just put you through. One moment, please. – Saya akan menghubungkan Anda. Mohon tunggu sebentar.
- Just bear with me for a sec. – Tunggu sebentar.
Checking whether the receiver has time (meminta waktu)
- Is this a good time for you to talk? – Apakah ini waktu yang tepat untuk menelepon?
- Do you have time? Should I call back another time? – Apakah Anda punya waktu? Haruskah saya menelepon lagi di lain waktu?
Dealing with technical problems (masalah teknis)
- I’m sorry, the connection’s really bad. – Maaf, koneksinya buruk sekali.
- I can hardly hear you. – Saya tidak dapat mendengar Anda.
- Can I call you back on my landline? – Bisakah saya menelepon balik melalui telepon rumah?
Taking a message (menerima pesan)
- [name] is not in today. Do you want to leave a message? – [nama] sedang tidak di sini hari ini. Apakah Anda mau meninggalkan pesan?
- I’ll make sure [name] gets the message. – Saya pastikan [nama] akan mendapat pesan ini.
Leaving a message (meninggalkan pesan)
- Would you mind taking a message? – Maukah Anda menerima pesan?
- I’d like to leave [name] a message. – Saya ingin meninggalkan pesan.
Calling back (menelepon kembali)
- I’m afraid [name] is busy right now. Would you mind calling back later? – Saya rasa [nama] sedang sibuk saat ini. Maukah Anda menelepon kembali nanti?
- I’ll call back later. – Saya akan menelepon kembali nanti.
- When is a good time to call? – Kapan sebaiknya saya menelepon?
Offering further help (menawarkan bantuan lebih lanjut)
- Just let me know if there’s anything else I can do for you. – Beritahu saya jika Anda membutuhkan sesuatu.
- Let me know if there are any problems. – Sampaikan kepada saya jika ada masalah.
Ending a call (menutup telepon)
- Give my regards to [name]. – Sampaikan salam kepada [nama].
- Thank you very much for your help. – Terima kasih banyak atas bantuannya.
- Thank you for calling. – Terima kasih sudah menelepon.
- It was great to hear from you. – Senang mendengar kabar dari Anda.
- We’ll catch up soon. – Kita akan sambung lagi.
- Thank you for your time. – Terima kasih untuk waktu Anda.
- Have a great weekend. – Semoga akhir pekanmu menyenangkan.
- Have a great day. – Semoga harimu menyenangkan.
Contoh Dialog Business Telephoning
| Ms Clarkson: | Good morning, Second Planet. This is Adrianna Clarkson speaking. How may I help you? |
| Mr Olsen: | Yes, this is Frank Olsen calling. May I speak to Ms Larry, please? |
| Ms Clarkson: | I’m afraid Ms Larry is out of the office today. Would you like to leave a message? |
| Mr Olsen: | This call is rather important, actually. We spoke yesterday about the funding agreement. I’d like to follow-up on a few terms mentioned in the agreement. Did she leave any information with you? |
| Ms Clarkson: | As a matter of fact, she did. She has discussed it already and will send the details about the revised terms in the agreement. |
| Mr Olsen: | I’m afraid the information is not clear enough. |
| Ms Clarkson: | I’m terribly sorry about that. In the meantime, Ms Larry has asked me to put you through Mr Darrell of the Finance Department and Ms Scott of the Business Development Department. I will arrange an online meeting with them today and inform you soon. What do you feel after lunch break? Will 1pm be okay with you? |
| Mr Olsen: | That would be perfect. I’m looking forward to the meeting. |
| Ms Clarkson: | Excellent. I will inform Ms Larry about this meeting and ask her if she has time to join. |
| Mr Olsen: | Thank you for your help. |
| Ms Clarkson: | My pleasure. Have a great day. |
Latihan Business Telephoning
Kamu dapat mencoba berlatih menelepon untuk urusan bisnis dengan dialog berikut.
Role-Play 1
You’d like to speak to Starshine Bookshop’s manager to propose an offering about new prints of magazines and books.
Unfortunately, the manager is off duty today, so you have to leave a message and ask for his/her email address.
Role-Play 2
You’re calling to schedule a meeting with the head of the marketing department. You’d like to meet on Thursday at 11am. You ask them to present last month’s report.
Kosakata yang digunakan dalam dunia bisnis dan pekerjaan tentu berbeda dengan percakapan sehari-hari. Agar kamu semakin percaya diri, ikuti Kursus Business English di Lister.
Di sini kamu akan belajar bersama tutor-tutor ahli dan berpengalaman. Kamu dapat memilih jumlah pertemuan sendiri sesuai kebutuhan. Daftar sekarang!
